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Bem-vindo à Linkana!
Mais de 100 grandes empresas utilizam a Linkana para gerenciar os dados de seus fornecedores, coletando e processando informações para cadastro e análise de risco de cada um deles. Todas elas (mesmo as maiores) passaram por esse momento inicial de configuração.
Portanto, reunimos as melhores dicas e atalhos para você percorrer esse caminho de forma muito mais rápida.
Está pronto? Então vamos lá!
Como criamos este guia?
Analisamos as ações dos nossos clientes mais bem sucedidos e a forma como organizaram seus primeiros passos, após isso, definimos esse checklist com as ações mais impactantes para que o Go Live ocorra no menor tempo possível.
Tratar esse momento como um projeto, planejando-o, definindo os responsáveis por cada etapa e os prazos para conclusão de cada uma delas, ajudará no acompanhamento do progresso e no alcance dos resultados esperados.
A velocidade de execução de cada uma das 9 etapas apresentadas abaixo dependerá da complexidade que existe na sua empresa para implantação de um novo processo. Todas elas podem ser executadas em um único dia, ou em semanas, isso dependerá principalmente de quem participará de cada uma das etapas.
Ou seja, esse primeiro dia pode significar que você irá se familiarizar com a plataforma, recursos disponíveis ou com cada uma das possibilidades de análise, definindo responsáveis e estabelecendo prazos. Reserve um tempo para montar um cronograma e isso, com certeza, acelerará o seu Go Live.
Tipos de etapas de configuração
Nesse processo possuímos dois tipos de etapa: Configuração na Linkana e Alinhamento Interno.
As etapas de configuração são super simples e o ideal é que sejam feitas por um conhecedor de todas as etapas do seu processo de Gestão de Fornecedores, ou, pelo menos, de todas as etapas que serão feitas pela Linkana. Caso essa pessoa não seja você, convide-a para lhe auxiliar nessas atividades.
As etapas de alinhamento interno são necessárias para que você torne a Linkana a ferramenta oficial de gestão de fornecedores em sua empresa. Isso normalmente implica em necessidade de alinhamento com outras áreas, como Compliance, Jurídico, Fiscal, ou qualquer outra que possua alguma participação nisso. E ao final, será necessário apresentar tudo ao seu diretor, coordenador, supervisor ou superintendente, para que ele tome conhecimento e aprove o a virada de chave.
Ao longo deste artigo, as caixinhas amarelas conterão avisos de atenção e as caixinhas roxas sugestões para facilitar sua vida.
Passo 1: Adição do seu 1º Fornecedor
Isso mesmo, você não leu errado! A Linkana já vem com uma configuração básica, contendo uma categoria com as principais análises automáticas que possuímos. Portanto, é importante que você adicione um CNPJ (pode ser o da sua própria empresa), para que se familiarize com o processamento das informações e identifique onde você encontrará cada uma delas.
Com isso, você poderá identificar se já trouxemos tudo o que você precisa, se será necessário incluir informações nessa categoria, ou ainda criar outras.
Se for necessário criar outras, relacione as informações que estão faltando. Elas podem ser as mesmas para todos os fornecedores, ou podem ser diferentes, de acordo com a categoria específica de cada fornecedor. Você pode organizar isso em um excel, para facilitar seu processo de configurações.
Não passe para o próximo passo sem:
Não passe para o próximo passo sem:
Adicionar um fornecedor na categoria disponibilizada
Entender onde checar as informações cadastrais do CNPJ
Definir se as análises automáticas da Linkana são suficientes para o processo
Passo 2: Ajuste das configurações do seu ambiente
Se nossa categoria padrão já lhe atender, verifique apenas o guia de como funciona o nosso Score de Confiança, para entender como os riscos impactam no Score do fornecedor e pule para o Passo 3.
Caso nossa categoria padrão não esteja completa, você poderá adicionar informações no menu de Configurações. Todos os ajustes de configurações são feitos em Perfis de Risco e automaticamente a(s) categoria(s) vinculada(s) a ele são impactadas.
Se desejar alterar a categoria padrão existente, vá em Perfis de Risco e acesse o perfil Padrão Linkana | Fornecedores Gerais. Clicando em Editar, você acessará:
Os Dados Universais, onde poderá escolher os grupos de informações padronizados pela Linkana. Os grupos foram pensados para mitigar os riscos descritos em seus nomes. Movê-los como um todo garante a análise completa do respectivo pilar.
Os Dados Customizados, onde você poderá incluir Demais Documentos que não são tratados como padrão, por não serem unanimidade no processo de todas as empresas.
Caso você deseje incluir uma informação que não está listada nessa tela, você poderá clicar em Criar novos formulários customizados. Os formulários criados por você passam a fazer parte dessa lista e podem ser selecionados.
Ao executar esse processo, a categoria Fornecedores Gerais terá sido impactada.
Se desejar criar uma nova categoria do zero, você precisa primeiro ir em Perfis de Risco e então Criar um novo perfil de risco, acessando o botão de mesmo nome. Por aqui você seguirá o mesmo caminho: seleção dos grupos universais, seleção dos dados customizados e criação de formulários que não apareçam na lista.
Após criar os formulários, é só você voltar ao Perfil de Risco onde deseja inclui-los, acessar a aba Dados Customizados, marcar a caixinha correspondente e selecionar o risco dessa informação. Para saber mais como os riscos impactam no Score do fornecedor, nós apresentamos na tela um guia de como funciona o nosso Score de Confiança.
Você poderá testar as configurações realizadas a qualquer momento, inserindo CNPJ de empresas reais e encaminhando o e-mail de convite para uma conta pessoal sua. Não é possível utilizar o mesmo e-mail cadastrado em seu ambiente, devido a bloqueio da Linkana.
Não passe para o próximo passo sem:
Não passe para o próximo passo sem:
Definir quais categorias irão compor o seu ambiente (caso sejam muitas, selecione as primeiras que serão criadas. Escolha as que possuem maior demanda, para desafogar sua operação)
Definir os riscos de cada um dos Dados Customizados criados em cada um dos Perfis de Risco
Passo 3: Definição dos responsáveis pelas etapas do cadastro
Com as categorias definidas e as informações mapeadas, é a hora de definir os responsáveis por cada uma das etapas da esteira de cadastro/homologação do fornecedor na Linkana.
Para um processo de cadastro completo, com envio de informações privadas pelo fornecedor, precisamos definir:
O responsável pela adição do CNPJ
O responsável pela revisão dos formulários privados enviados pelo fornecedor (caso haja)
O responsável pela tomada de decisão no processo
A partir de qual Score ocorrerá alguma ação de recusa do processo
O que fazer se o Score baixo for atingido
O que fazer com o cadastro após a sua conclusão
Essa etapa pode ocorrer de forma alternada com a seguinte, a depender da participação da sua área de riscos nesse processo.
Passo 4: Alinhamento sobre os riscos das análises
Após definir quais as análises irão compor cada perfil e o risco de cada uma delas, estamos prontos para envolver outras áreas responsáveis pela definição dos riscos em seu processo. Caso essa área também participe ou tenha poder de decisão sobre o fluxo, é necessário que o Passo 3 já tenha ocorrido, para ser apresentado em conjunto.
Para esse momento, é importante que você apresente: como o risco impacta a nota do fornecedor (Use o Guia do Score de Confiança, se necessário); a segmentação de categorias estabelecida; e como os riscos estão configurados em cada um dos perfis de risco.
Nesse momento a sua área de riscos poderá propor edições e você poderá executá-las nos Dados Customizados de forma individualizada em cada um dos perfis.
A alteração de risco feita na informação inserida em um Perfil de Risco não altera os demais perfis de risco que contenham a mesma informação. Essa edição é feita de forma individualizada, para permitir maleabilidade entre os diferentes tipos de perfil.
Não passar para o passo 5 sem:
Não passar para o passo 5 sem:
Definir os responsáveis por cada etapa do processo de cadastro/homologação
Definir, com o aceite da sua área de riscos, o impacto que cada análise terá no Score do Fornecedor
Possuir, pelo menos, 2 categorias configuradas e prontas para o uso
Passo 5: Convide os demais usuários da Linkana
Nesse momento você está pronto para convidar novos usuários para a Linkana. É possível gerenciar as permissões de acesso de cada um deles, definindo exatamente o que cada um poderá fazer em nosso sistema.
Para isso, acesse o menu Usuários, em sua tela de Configurações.
Não passar para o passo 8 sem:
Não passar para o passo 8 sem:
Convidar todos os usuários que participarão do Go Live da Linkana
Passo 6: Configuração de Workflows (opcional)
Caso você defina que em seu processo haverá participação de outra área, sempre que surgirem pendências, nesse momento você deve configurar os Workflows (Fluxos de compartilhamento de tomada de decisão).
Eles podem ser iniciados de forma manual ou automática e você os encontrará no menu Workflows, na tela de Configurações.
Para criar um Workflow, os aprovadores precisam possuir uma conta criada na Linkana, por isso, é necessário que você já tenha disparado os convites para as pessoas que participarão do Go Live e elas já tenham criado seus acessos.
Passo 7: Configurações Gerais
Aqui é o momento de você dar para o seu ambiente o rosto da sua empresa, configurando o nome e as imagens que serão utilizadas nas interações com o fornecedor.
Além disso, você também pode alterar outras configurações do seu ambiente, navegando no menu de Configurações avançadas.
Essas configurações não são obrigatórios, mas é sempre bom colocar o rosto da sua empresa nas comunicações com o fornecedor.
Passo 8: Go Live - Linkana
Após esses passos você está pronto para rodar o seu processo de Gestão de Fornecedores pela Linkana.
Antes de iniciar, é recomendado agendar um treinamento com os envolvidos, convidando o seu gestor se necessário. Esse é o momento em que você apresentará as responsabilidades de cada um. A Linkana é super intuitiva e com um pouco de prática você já se tornará um Linker, tão familiarizado com nossas funcionalidades, quanto nossos clientes mais antigos.
Lembre-se que toda grande jornada começa com o primeiro passo!
Caso a sua empresa seja muito grande e várias áreas sejam clientes e demandem cadastro dos fornecedores, experimente executar esse processo de forma individual com cada uma delas. Comece pequeno, aprenda com as experiência iniciais, melhore seu processo e cresça. O melhor caminho para aprender a utilizar a Linkana é usando!
Orientações Gerais
A Linkana foi pensada para ser um software de baixa complexidade, então você não deve ter grandes dificuldades para começar a extrair valor da plataforma. Caso isso ocorra, pode sinalizar que iremos trabalhar para tornar as coisas mais simples.
Você será acompanhado por um gestor de conta, que fará reuniões periódicas, que irão se espaçar mais, à medida que você tenha mais autonomia e segurança para caminhar sozinho.
Outras Funcionalidades
Caso você sinta falta de alguma coisa alinhada durante a venda, sinalize isso no primeiro encontro com seu gestor de conta!
Ajuda
Sempre que tiver alguma dúvida, você pode consultar nossa coleção de artigos específica para os clientes SRM ou nos contatar pelo balãozinho verde do suporte, por ele você tem acesso ao nosso chat, onde nossos analistas poderão lhe dar um suporte de forma bem mais rápida.
Você poder levar todas as dúvidas sobre as etapas do projeto, ou sobre quais funcionalidades utilizar para resolver problemas específicos nas reuniões com seu gestor de conta.
Se você está lendo esse artigo logo após a assinatura do contrato, seu gestor enviará uma mensagem em breve, se não já tiver enviado. A primeira reunião será para esclarecimento de dúvidas sobre essas etapas e encaminhamento de recursos para atender necessidades específicas, caso hajam.
Faz sentido?
Nós amamos pensar na experiência do usuário, então se tiver qualquer sugestão, pode trazer, assim conseguimos te atender melhor e entregar um produto com mais qualidade.
Até mais!