Entenda o que um Administrador deve fazer ao acessar a Linkana pela primeira vez para configurar e começar a usar a Linkana.
Passo 1: Configurações da empresa
A primeira atividade será configurar a identidade de marca da sua empresa . Para isso, acesse o menu de Configurações, localizado no canto inferior esquerdo da tela. Vá ao header Empresa e acesse a opção Geral. Lá você poderá alterar:
Nome da empresa: será o nome utilizado em todos os comunicados da Linkana, tanto com o fornecedor, quanto com seus usuários internos.
Imagens da empresa:
Logo da sidebar: imagem que aparecerá no seu ambiente, na parte de cima da barra esquerda de opções
Logo do e-mail: imagem utilizada nos comunidados de e-mail e na página de criação de conta, tanto para fornecedores quanto para usuários internos
Imagem institucional: imagem apresentada na página de criação de conta
💡 Dica: pode ser necessário contatar sua área de Comunicação ou Marketing, para conseguir as imagens no formato mais adequado. Nessa tela você tem acesso à recomendação de resolução, que pode ser compartilhada com eles.
Passo 2: Gestão de usuários
Após configurar sua identidade visual, você pode convidar outros usuários para o seu ambiente. Nesse momento é ideal convidar apenas outras pessoas que lhe auxiliarão no processo de configurações. Para isso, acesse:
Menu de configurações
No header empresa, clique em Usuários
Convidar novo usuário
Indique o e-mail e as permissões atribuídas ao novo usuário
Clique em Convidar
(opcional) é possível copiar o link e compartilhar com ele para agilizar o processo
A Linkana permite mais de um usuário como Administrador. Os administradores são os únicos com permissão para configurar a Linkana e convidar outros usuários. Portanto, você consegue compartilhar as funções de configuração com outras pessoas do seu time.
💡 Dica: Como esse usuário irá lhe auxiliar nas configurações e testes, pode habilitar todas as permissões disponíveis. Ao término do processo de configurações, você poderá gerenciar as permissões do usuário, editando-as.
Para saber mais sobre cada uma das permissões, acesse nosso Guia de permissões da Linkana.
Passo 3: Configurações - Consultas automáticas
Ao acessar a Linkana, você pode consultar quais consultas e validações automáticas estão disponíveis em sua conta.
Veja neste vídeo curto quais são as consultas disponíveis e entenda de forma geral a finalidade de cada uma delas.
💡 Dica: Se você sentiu falta de alguma consulta alinhada durante o processo de vendas, contate o seu Gestor de conta para habilitá-la em seu ambiente.
E caso queira se aprofundar em alguma das análises, é só buscar pelo seu nome aqui na coleção das Informaçõess padronizadas em nossa base de conhecimento.
Passo 4: Configurações - 1ª Categoria
Após conhecer todas as consultas e validações automáticas disponívies, é hora de definir o que irá compor a primeira categoria de sua conta.
Partindo do menu Configurações:
Acessar a aba Categorias
Duplicar a categoria cadastro (duplicá-la ajuda a não perder a relação inicial de consultas sugeridas como padrão)
Renomear a categoria duplicada
Verificar a relação de itens disponíveis para inserção
Inserir itens adicionais em Adicionar Informação
Excluir os itens que não serão utilizados
Configurar os pesos e pontuações de cada item
Salvar a categoria
Seguindo esses passos, sua categoria estará configurada com os itens padrão Linkana. Se houver campos que serão solicitados ao fornecedor, eles ainda precisam ser conigurados.
Configuração de campos do fornecedor
Para configurar um novo campo que será solicitado ao fornecedor você precisa, partindo do menu Configurações:
Clicar em Campos
Acessar a aba Campos do fornecedor
Clicar em Novo campo do fornecedor
Definir:
Nome - é o título do campo
Detalhamento - item opcional para descrição detalhada da pergunta ou documento solicitado
Organizador - aqui você selecionará em qual organizador este campo será apresentado
Validade do campo - controle de expiração e solicitação automátiac de nova versão da informação
Adicionar pergunta - aqui você pode adicionar quantos campos forem necessários, para compor o formulário que vai ser preenchido pelo fornecedor
Clicar em Criar
Visualizar o campo criado
Após configurar todos os campos que serão solicitados adicionalmente ao fornecedor, você poderá retornar ao menu de edição da categoria e então adicionar os novos campos, sinalizando a pontuação respectiva de cada item.
💡 Dica: Como você pode duplicar uma categoria, é ideal que você crie uma categoria base que será a utilizada para construção das demais. Com isso, você poderá duplicá-la e então fazer apenas os ajustes necessários.
Veja nesse artigo como funciona o Score de homologação da Linkana e sua relação com os pesos das análises.
Passo 5: Inicie sua primeira homologação
Ao finalizar a configuração da sua primeira categoria, será possível testá-la. Para isso é só adicionar um novo fornecedor à categoria criada, para que a homologação seja iniciada e os itens consultados ou solicitados.
Se a sua categoria inicial tiver apenas análises públicas, o processo será finalizado sem nenhum envolvimento do fornecedor.
Se ela tiver informações privadas (campos do fornecedor configurados), enviaremos o convite para criação de conta e preenchimento dos formulários. Aqui você pode optar por:
Selecionar um fornecedor parceiro, indicar o e-mail dele e testar enviando um convite; ou
Enviar um convite para você mesmo, ou alguém do seu time, onde vocês assumirão o papel do fornecedor
Nesse caso a Linkana não permite que o mesmo e-mail seja um usuário comprador e fornecedor, então será necessário utilizar um e-mail não foi utilizado, como um e-mail pessoal, por exemplo.
💡 Dica: Veja neste artigo quais são as etapas do processo de homologação e o que deve ser observado em cada uma delas, entendendo o que irá ocorrer em cada etapa do seu teste.
Dúvidas comuns
1. A Linkana possui ambiente de homologação?
Nao possuímos um ambiente de homologação para configuração das regras de negócio, disponibilizamos um ambiente de homologação apenas para testes de Integração com o seu ERP e de fucionamento do SSO.
Dessa forma, todas as configurações feitas durante a implementação serão aproveitadas para a entrada em produção. Antes de iniciar oficialmente, recomendamos que:
os fornecedores teste sejam excluídos
as categorias teste sejam excluídas
os campos do fornecedor não utilizados sejam excluídos
os fluxos de aprovação e Organizadores sejam ajustados de acordo com sua política e processo de homologação.
2. No meu processo há uma consulta automática, como um certificado de registro MAPA, a Linkana consegue automatizá-lo?
Todas as consultas automáticas da Linkana são executadas por robôs e sistemas internos que verificam os sites públicos e emitem as análises. Mesmo que uma consulta seja verificada pela sua empresa de forma pública, ela ainda precisaria de uma arquitetura capaz de fazer isso de forma automática na plataforma, tornando-se um item do nosso produto.
Como somos um SAAS e não criamos customizações no ambiente dos clientes, uma consulta pública só será automatizada por nós se entendermos que ela faz sentido para a estratégia de desenvolvimento do produto. Uma vez desenvolvida, então ela passaria a estar disponível para utilização, mediante alinhamento.
Ainda restaram dúvidas sobre essas primeiras atividades e criação da sua primeira categoria? Entre em contato conosco aqui pelo chat do nosso suporte, no balão verde localizado na parte debaixo da sua tela.
Nosso time está disponível via chat para auxiliá-los!