Se você for um usuário Administrador, você pode visualizar e gerenciar seus Documentos no menu de Configurações, exceto os Documentos Gerados automaticamente.

Dica: Alternativamente, você consegue visualizar os Documentos Gerados automaticamente disponíveis em seu Ambiente de Trabalho na tela de criação e edição de Categorias.

1. Nome e Descrição do Documento

Ao clicar em Criar documento, você deve definir o seu nome de exibição e uma descrição (opcional) detalhando sua finalidade.

Dica: Estas informações serão exibidas ao fornecedor no momento do envio Documento.

2. Grupo de Revisão do Documento

O Grupo de Revisão define como o Documento será agrupado e quais usuários serão responsáveis por sua revisão.

3. Controlar vencimento do Documento

O botão Controlar vencimento automatiza a solicitação de uma nova versão do Documento de acordo com a Data de vencimento opcionalmente inserida pelo usuário no momento da revisão.

Dica: O Documento não será atualizado automaticamente caso o usuário não insira uma Data de vencimento.

4. Aprovar automaticamente o Documento

O botão Aprovar automaticamente automatiza a revisão de uma resposta preenchida pelo fornecedor.

A funcionalidade funciona apenas para Documentos que ainda não foram enviados pelo fornecedor, e não impactará itens que já estejam em revisão;

Casos de uso comuns:

informações comerciais ou de contato que não demandem revisão;
questionários de autodeclaração do fornecedor com finalidade estatística ou informativa;
documentações solicitadas meramente como evidências, que não são tecnicamente avaliadas.

Dica: Não é possível inserir uma data de validade em um Documento aprovado automaticamente.

5. Perguntas do Documento

As Perguntas definem o formato em que as respostas ao Documento serão enviadas pelo fornecedor ou usuários do seu Ambiente de Trabalho.

5.1. Tipos de Perguntas

Texto curto: permite escrever uma resposta breve, geralmente uma palavra ou frase curta.
Texto longo: permite escrever respostas detalhadas ou explicações mais completas.
Botão de seleção (única): permite selecionar apenas uma alternativa entre as opções apresentadas.
Caixa de seleção (múltipla): permite selecionar uma ou mais alternativas entre as opções apresentadas.
Lista suspensa de seleção (única) : permite selecionar uma única opção em uma lista compacta ao clicar no campo.
Número: aceita apenas números e não admite casas decimais.
Moeda: aceita apenas números e exibe a resposta no formato de moeda (R$).
CPF: aceita apenas números correspondentes ao formato do Cadastro de Pessoa Física (CPF).
E-mail: aceita apenas resposta no formato específico de endereço eletrônico.
Upload de documento: permite anexar um único arquivo ao campo.
Upload de documentos múltiplos: permite anexar vários arquivos ao campo

6. Editar Documento

Após criar um Documento Customizado, é possível modificar todas as informações previamente configuradas.

Dica: Cuidado ao alterar as Perguntas de um Documento já enviado, pois isso pode impactar na extração do histórico das respostas do fornecedor.

7. Excluir Documento

Além da sua remoção, esta ação arquiva o Documento em todas as Categorias e Fornecedores onde ele está vinculado de maneira irreversível.

Dica: Se você deseja apenas arquivar o Documento no Fornecedor ao qual ele está vinculado, remova o Documento diretamente da Categoria.

8. Exportar respostas de Documentos

É possível exportar em formato .csv respostas de Documentos já enviados clicando no botão Exportar respostas.

Dica: Esta funcionalidade é útil quando você precisa analisar todas as respostas de determinado tipo de questionário enviado aos seus fornecedores.

9. Solicitar reenvio de Documentos

A Solicitação de reenvio solicita atualização de um Documento em todos os Fornecedores onde ele está vinculado.

Dica: Esta funcionalidade é útil quando você precisa que todos os seus fornecedores reenviem uma informação sem Controle de vencimento.

10. Perguntas Frequentes (FAQ)

O que acontece se eu alterar o Nome ou Descrição de um Documento que já foi solicitado ao Fornecedor?

As versões do Documento que já foram enviadas não serão modificadas, mas as versões pendentes de envio serão atualizadas.

O que acontece se eu adicionar ou remover uma Pergunta de um Documento que já foi solicitado ao Fornecedor?