O que são categorias?
Categorias definem o que será avaliado em uma homologação. Ao criar uma categoria, você escolhe quais documentos serão solicitados ao fornecedor ou gerados automaticamente, e qual o peso de cada um no cálculo do Score de Risco.
Quando um usuário inicia uma homologação, ele seleciona a categoria. A partir dessa escolha, a Linkana cria os documentos e inicia o processo.
Dica: Apenas usuários com perfil Administrador ou acima podem criar e gerenciar categorias. Acesse pelo menu Configurações.
Como criar uma categoria
Para criar uma nova categoria, acesse Configurações e clique em Criar nova categoria. A criação pede o essencial: nome e documentos com pontuação de risco. O monitoramento é configurado depois, na tela da própria categoria.
1. Tipo de fornecedor
Selecione o tipo de fornecedor que será homologado nesta categoria:
Nacional Pessoa Jurídica (CNPJ) — empresas brasileiras.
Nacional Pessoa Física (CPF) — indivíduos brasileiros.
Internacional (TIN) — empresas de outros países.
Importante: O tipo de fornecedor não pode ser alterado após a criação da categoria.
2. Nome da categoria
Defina um nome que identifique claramente o tipo de fornecedor ou serviço. Esse nome aparece na seleção de categoria ao iniciar uma homologação e é filtrado pelo tipo de fornecedor escolhido pelo usuário.
Duas categorias do mesmo comprador não podem ter o mesmo nome, mesmo que uma delas esteja desativada.
3. Documentos
Selecione os documentos que serão gerados ou solicitados ao fornecedor quando uma homologação for iniciada nesta categoria. Você pode incluir consultas, bases públicas, formulários personalizados e Documentos Inteligentes.
Dica: Para fornecedores nacionais PJ, os dados básicos de CNPJ (razão social, endereço, situação cadastral) são incluídos e atualizados automaticamente, sem necessidade de configurar um documento separado.
4. Pontuação de risco dos documentos
Defina a pontuação de risco de cada documento. Essa pontuação determina quanto o Score de Risco será reduzido quando o documento for reprovado.
As opções disponíveis são:
Classificação | Pontuação | Observação |
Muito baixo | Subtrai 0 pontos | Informativo, não impacta o score. |
Baixo | Subtrai 7 pontos | - |
Médio | Subtrai 20 pontos | |
Alto | Subtrai 60 pontos | - |
Muito alto | Subtrai 100 pontos | Reprovação leva o score a zero. |
Dica: Defina pontuações mais altas para documentos críticos (ex.:sanções, conflitos de interesses) e mais baixas para documentos administrativos (certidões, certificações). Assim o Score de Risco reflete a criticidade real dos problemas encontrados.
5. A categoria nasce desativada
Ao salvar, a categoria é criada Desativada e você é levado direto para a tela dela — não para a listagem. Enquanto estiver desativada, ela não aparece na seleção ao iniciar novas homologações.
Use esse momento para revisar o monitoramento e conferir os documentos. Quando estiver tudo certo, clique em Ativar categoria no cabeçalho.
Atenção: categoria criada não entra em uso sozinha. Se você criou uma categoria e ela não aparece ao iniciar uma homologação, provavelmente falta ativá-la.
Categorias que já existiam antes dessa mudança seguem ativas — o "nasce desativada" vale só para as novas.
Como o Score de Risco é calculado
O Score de Risco é uma pontuação de 0 a 100 que indica o nível de risco do fornecedor em uma homologação. Ele começa em 100 (risco mínimo) e é reduzido conforme documentos são reprovados — cada documento subtrai a pontuação de risco configurada no passo anterior.
Por exemplo: se um documento com pontuação "Alto" (60 pontos) e outro com "Baixo" (7 pontos) forem reprovados, o score será 100 - 60 - 7 = 33.
Classificação de Risco
A partir do score numérico, a Linkana atribui uma classificação de A a E:
Classificação | Pontuação | Legenda |
A | 100 pontos | Risco muito baixo. |
B | 81–99 pontos | Risco baixo. |
C | 41–80 pontos | Risco médio |
D | 1-40 pontos | Risco alto |
E | 0 pontos | Risco muito alto |
A classificação é usada como condição nas Etapas de Aprovação. Por exemplo: "fornecedores com classificação D ou E devem passar por aprovação da diretoria".
Quando o score de risco é calculado
Existem dois tipos de Score de Risco
Score de Risco (decisão): calculado no momento em que as etapas de aprovação são acionadas, com base nos documentos aprovados e reprovados naquele ciclo. Ele não é atualizado em tempo real durante a homologação.
Score de Risco (monitoramento): atualizado em tempo real de maneira contínua conforme documentos são alterados (apenas em fornecedores monitorados)
A tela da categoria
A tela de uma categoria é organizada em três cards.
Cabeçalho — nome da categoria, o badge Desativada quando for o caso, e as ações Editar e Ativar categoria. Abaixo, o tipo de fornecedor, a data da última atualização e os grupos de revisão presentes na categoria.
Monitoramento — resumo do que está configurado, com o botão Editar que leva ao formulário próprio.
Documentos — lista dos documentos agrupados por grupo de revisão, com o tipo e a pontuação de risco de cada um, o menu de ações por documento e o botão Adicionar documento.
Dica: categoria desativada continua editável. Você pode ajustar nome, documentos, pontuações e monitoramento antes de colocá-la no ar.
Monitoramento
O monitoramento define quando o fornecedor passa a ser monitorado e como a re-homologação acontece. Para configurar, clique em Editar no card Monitoramento da categoria.
Por padrão, todos os gatilhos nascem desligados e a validade em "Não re-homologar automaticamente" — são valores válidos, então a categoria pode ser ativada sem passar por aqui.
Ativação automática do monitoramento
Por padrão, um fornecedor nasce não monitorado quando uma homologação é iniciada. Você pode ativar o monitoramento automaticamente em até três momentos:
Ao iniciar uma homologação nesta categoria — o fornecedor passa a ser monitorado assim que a homologação começa.
Após aprovação nesta categoria — o fornecedor passa a ser monitorado quando a homologação for aprovada.
Após reprovação nesta categoria — o fornecedor passa a ser monitorado quando a homologação for reprovada.
Cada opção é independente — você pode ativar uma, duas, três ou nenhuma. Se nenhuma estiver ativada, o fornecedor permanece não monitorado, e o monitoramento pode ser ativado manualmente no perfil do fornecedor a qualquer momento.
Dica: Ativar o monitoramento de um fornecedor passa a contabilizá-lo na volumetria contratada. Manter fornecedores não monitorados permite fazer análises, revisões e solicitações manuais sem consumo — útil pra deixar o monitoramento ativado só quando precisa do acompanhamento contínuo.
Re-homologação automática
Validade da homologação aprovada define depois de quanto tempo a homologação é renovada automaticamente. As opções são: não re-homologar automaticamente, 6, 12, 18, 24, 30 ou 36 meses. Quando o prazo expira, uma nova homologação é iniciada automaticamente na mesma categoria.
Exigir documentos pendentes faz as etapas de aprovação exigirem o envio de todos os documentos vencidos ou solicitados.
Gerenciando categorias existentes
Editar documentos e pontuações
Você pode adicionar ou remover documentos de uma categoria a qualquer momento. As alterações afetam fornecedores existentes:
Adicionar documento: você pode decidir se o documento é criado para todos os fornecedores da categoria ou apenas para novos fornecedores.
Remover documento: o documento é arquivado e deixa de ser atualizado. Ele é removido do cálculo do Score de Risco.
Alterar pontuação: o Score de Risco é recalculado para fornecedores monitorados da categoria.
Duplicar categoria
Para criar uma categoria semelhante a uma existente, use a opção Duplicar no menu do canto superior direito. A nova categoria herda os documentos, as pontuações de risco e o monitoramento configurados, e recebe o sufixo "(cópia)" no nome.
Como qualquer categoria nova, a cópia nasce Desativada. Ajuste o que for necessário e clique em Ativar categoria.
Ativar e desativar categorias
Uma categoria desativada não aparece na seleção ao iniciar novas homologações, mas preserva todas as configurações, fornecedores vinculados e o histórico de homologações existentes. Na tela de Homologações, ela aparece no filtro de categorias com a marcação "(Desativada)".
Para desativar, use a opção Desativar no menu do canto superior direito. A Linkana pede uma confirmação. Para ativar de volta, use Ativar no mesmo menu, ou o botão Ativar categoria no cabeçalho da categoria — a ativação não pede confirmação.
Na listagem de categorias, as abas Ativas e Desativadas separam os dois grupos.
Atenção: desativar a categoria afeta apenas a seleção de novas homologações. Fornecedores já vinculados continuam ativos — eles permanecem na tela de tarefas, mantêm homologações em andamento e seguem recebendo monitoramento de documentos.
Quero desvincular de verdade os fornecedores dessa categoria, o que faço?
Para ocultar tarefas, homologações em andamento e documentos vinculados a uma categoria, o caminho é remover a categoria de cada fornecedor afetado, e não desativar a categoria-mãe.
No painel da categoria no fornecedor, abra o menu Mais ações ao lado da categoria e selecione Remover categoria. Isso arquiva os documentos e a homologação em andamento daquele par fornecedor + categoria. O fornecedor permanece cadastrado nas demais categorias em que estiver.
Vídeo: passo a passo completo
Prefere assistir? Veja o vídeo com o passo a passo de como configurar categorias e score de risco na Linkana:
Perguntas frequentes
Criei uma categoria e ela não aparece ao iniciar uma homologação. Por quê?
Categorias novas nascem desativadas. Abra a categoria e clique em Ativar categoria no cabeçalho para liberá-la nas novas homologações.
Posso alterar o tipo de fornecedor de uma categoria já criada?
Não. O tipo de fornecedor (CNPJ, CPF ou Internacional) é definido na criação e não pode ser alterado depois. Se precisar de outro tipo, crie uma nova categoria.
O que acontece com o Score de Risco se eu alterar a pontuação de risco de um documento?
O Score de Risco é recalculado com a nova pontuação para fornecedores monitorados. Para fornecedores não monitorados, a alteração só terá efeito na próxima homologação.
Posso reativar uma categoria desativada?
Sim. A categoria pode ser ativada a qualquer momento, voltando a ficar disponível para novas homologações.
Preciso configurar o monitoramento antes de ativar a categoria?
Não. Os valores padrão já são uma configuração válida, então a categoria pode ser ativada logo depois de criada. Se quiser ajustar, o card Monitoramento fica disponível a qualquer momento.