Tipos de documento e seus ciclos
A Linkana monitora três tipos de documento, cada um com um ciclo de vencimento e renovação diferente. Entender essas diferenças é importante para saber o que esperar do monitoramento de um fornecedor.
Monitoramento em formulários
Formulários são documentos preenchidos e enviados pelo fornecedor. O controle de vencimento pode ser configurado e variar por tipo de documento.
O que acontece quando um formulário está prestes a vencer
Quando o prazo de renovação é atingido (antes do vencimento), o fornecedor e os usuários que seguem aquele fornecedor recebem uma notificação de que o documento está prestes a expirar. Novos lembretes são enviados 5 dias e 3 dias antes da data de vencimento.
O que acontece quando o formulário vence
Na data de vencimento, o documento é automaticamente marcado como reprovado com o motivo "Documento expirado". O fornecedor precisa atualizar as informações e reenviar o documento. Enquanto o documento estiver nesse estado, ele impacta negativamente o Score de Monitoramento.
Monitoramento de consultas
Consultas são verificações individualizadas em sites governamentais e fontes externas e internas, tais como certidões de fgts, consultas a processos trabalhistas, listas internas de restrições, dentre outros. Cada base tem seu próprio intervalo de renovação, que pode variar de meses a um ano dependendo da fonte.
Como funciona a renovação
A Linkana renova consultas automaticamente quando o intervalo de renovação é atingido a partir do vencimento ou outro critério pré-definido. Ao contrário das bases públicas, consultas sempre criam uma nova versão do documento a cada renovação, independentemente da situação ter modificado ou não.
Quando a renovação detecta uma mudança na situação — como uma certidão que passou de negativa para positiva — o Score de Monitoramento é recalculado e, se a classificação mudar, os usuários são notificados.
Monitoramento de Bases públicas
Bases públicas são verificações automáticas realizadas pela Linkana em fontes externas. Cada tipo de consulta possui um intervalo de renovação próprio — por exemplo, a maioria das consultas é renovada a cada 30 dias, mas isso varia conforme o tipo.
Como funciona a renovação
Quando o intervalo de renovação é atingido, a Linkana atualiza a base pública automaticamente. Se o resultado for diferente da versão anterior (mudança de status ou novas informações), uma nova versão do documento é criada.
Se o resultado for igual, o prazo de renovação é apenas atualizado — sem criar nova versão.
Impacto no Score de Monitoramento
O Score de Monitoramento é recalculado sempre que o status de um documento muda. Situações que impactam o score:
Score diminui quando um formulário vence e fica com status expirado, uma consulta é renovada e retorna resultado reprovado, ou uma base pública é renovada e detecta irregularidade.
Score aumenta quando o fornecedor reenvia um formulário vencido e ele é aprovado na revisão, uma consulta é renovada e o resultado melhora, ou uma base pública é renovada e a situação é regularizada.
Dica: O impacto de cada documento no score depende da pontuação de risco configurada na categoria. Documentos com pontuação maior têm impacto maior no score quando seu status muda.
Perguntas frequentes
Posso forçar a renovação de uma consulta ou base pública?
Não. A renovação segue o intervalo configurado para cada tipo de documento. A Linkana renova automaticamente quando o prazo é atingido.
O que acontece se o fornecedor estiver desconectado quando um documento vencer?
Documentos de fornecedores desconectados não são monitorados. Formulários não recebem notificação de vencimento, e consultas e bases públicas não são renovadas. Ao reconectar o fornecedor, documentos vencidos são atualizados em até 24 horas.
O fornecedor é notificado sobre consultas e bases públicas reprovadas?
Não. A renovação de consultas e bases públicas não é transparente para o fornecedor — é gerida apenas do lado do comprador. Atualmente, o fornecedor é notificado apenas sobre formulários que precisam ser reenviados.