Documentos são todas as informações que a Linkana coleta sobre um fornecedor — desde consultas automáticas em bases públicas até formulários preenchidos pelo próprio fornecedor. Este artigo explica os tipos de documento, como eles são criados e qual o ciclo de vida de cada um.

A Linkana trabalha com três tipos de documentos, cada um com uma origem diferente.

São informações preenchidas diretamente pelo fornecedor no portal. Existem dois tipos:

São informações obtidas pela Linkana de forma individualizada em fontes externas, usando o CNPJ do fornecedor. Incluem certidões (CRF/FGTS, CND trabalhista, Certidão Federal), relatórios financeiros (Serasa), processos judiciais (cíveis, trabalhistas, criminais), mídias negativas e outras fontes.

Cada consulta é realizada individualmente e tem um ciclo de atualização próprio — algumas são renovadas a cada 45 dias, outras a cada 180 ou 360 dias. O fornecedor não precisa fazer nada: a Linkana consulta a fonte e traz o resultado automaticamente.

São fontes de dados públicas mantidas pela Linkana que verificam se o fornecedor ou seus sócios aparecem em registros de risco. Exemplos: CEIS, CNEP, Lista de Trabalho Escravo, PEP (Pessoas Politicamente Expostas).

A diferença para as consultas é que bases públicas ficam disponíveis na Linkana e, sempre que são atualizadas, as mudanças são propagadas automaticamente para todos os fornecedores do seu ambiente. Se um red flag é encontrado, a Linkana gera um comprovante em PDF com o detalhamento.

Todos os documentos de um fornecedor ficam na aba Documentos do painel do fornecedor, organizados por grupo de revisão. Ali você vê o status de cada documento, acessa o histórico de versões e pode tomar ações como enviar no lugar do fornecedor ou dispensar o envio.

Para encontrar documentos pendentes de revisão no seu ambiente, veja Como reviso documentos dos fornecedores?

Todo documento na Linkana passa por um ciclo de estados, do momento em que é criado até sua aprovação ou reprovação.

O documento foi criado mas ainda não tem resposta. Para formulários, significa que o fornecedor ainda não preencheu. Para certidões e consultas, significa que a Linkana está processando a informação.

O fornecedor enviou o formulário ou a Linkana obteve a consulta/base pública. O documento está pronto para ser revisado — por um usuário da sua equipe ou automaticamente pela Lina (IA da Linkana).

O documento foi revisado e aceito. Se o documento tem controle de vencimento ativado e uma data de vencimento definida, a Linkana solicita automaticamente uma nova versão antes do vencimento.

O documento foi revisado e rejeitado. Se a opção Solicitar reenvio ao fornecedor estiver marcada, o fornecedor recebe uma notificação com o motivo da reprovação e pode enviar uma nova versão.

Um documento é criado pela primeira vez para um fornecedor de duas formas:

Quando uma homologação é iniciada, a Linkana cria automaticamente os documentos definidos na categoria do fornecedor. Essa é a forma mais comum — você configura uma vez e todos os fornecedores daquela categoria recebem os mesmos documentos.

Se você adiciona um novo documento a uma categoria, a Linkana cria esse documento automaticamente em todos os fornecedores já vinculados àquela categoria.

Uma nova versão de um documento é criada quando o fornecedor efetivamente envia uma resposta atualizada. Três situações levam a esse reenvio:

Se o documento tem controle de vencimento ativado e uma data de vencimento definida, a Linkana solicita automaticamente o reenvio ao fornecedor antes do prazo expirar. A nova versão é criada quando o fornecedor responde. O sistema pode solicitar a renovação com 7, 15, 30 ou 45 dias de antecedência.

Um usuário da sua equipe pode solicitar atualização de um documento específico a qualquer momento, diretamente no painel do fornecedor. Também é possível solicitar reenvio em massa. A nova versão é criada quando o fornecedor envia a resposta.

Quando um documento é reprovado com a opção Solicitar reenvio ao fornecedor marcada, o fornecedor recebe uma notificação para enviar novamente. A nova versão é criada quando ele reenvia.

Cada vez que um documento é reenviado ou renovado, a Linkana cria uma nova versão e arquiva a anterior. Você pode consultar o histórico completo de versões no painel do fornecedor, clicando no documento e acessando o Histórico.

O versionamento é automático — não há risco de perder informações de versões anteriores.

Consultas são realizadas individualmente por fornecedor, com prazo de atualização específico para cada fonte (ex: FGTS a cada 180 dias, Serasa a cada 360 dias). Bases públicas são fontes que a Linkana mantém atualizadas e cujas mudanças são propagadas automaticamente para todos os fornecedores do ambiente — não dependem de uma consulta individual.

Somente usuários com perfil Administrador ou Superadministrador podem criar, editar ou excluir formulários nas configurações do ambiente. Para o passo a passo completo, veja Como configuro formulários personalizados?

Você pode enviar o documento no lugar do fornecedor diretamente no painel, ou dispensar o envio e prosseguir com a homologação. Para detalhes, veja Como reviso documentos dos fornecedores?

O prazo para processamento é de até 2 horas úteis contadas da solicitação. A maioria das consultas retorna em poucos minutos.