Formulários personalizados são documentos criados por você com as perguntas e campos que sua empresa precisa. Administradores e superadministradores podem criar, editar e excluir formulários no menu Configurações > Documentos.
Dica: Formulários padrão da Linkana (como Dados Bancários e Termo com Assinatura Digital) e consultas/bases públicas já vêm pré-configurados. Consultas e bases públicas disponíveis no seu ambiente dependem do plano contratado.
Criar um formulário
Acesse Configurações > Documentos e clique em Criar formulário.
Na criação, você define Nome e descrição, grupo de revisão, Controlar vencimento e Tipo de fornecedor e em seguida cria suas perguntas.
Dica: Também é possível duplicar um formulário existente para reaproveitar perguntas e configurações existentes no menu superior direito da tela de configuração do formulário.
Nome e descrição
O nome é o que identifica o documento para você e para o fornecedor. A descrição é opcional e aparece como orientação para o fornecedor na hora de preencher. Use a descrição para explicar o que é esperado — por exemplo: "Envie o balanço patrimonial do último exercício fiscal".
Grupo de revisão
Todo documento pertence a um grupo de revisão. O grupo define quais usuários da sua equipe podem revisar aquele documento. Se você não tem grupos configurados, o documento vai para o grupo padrão e qualquer usuário com permissão de revisão pode revisá-lo.
Dica: Para configurar grupos de revisão, veja Como funcionam os grupos de revisão?
Controlar vencimento
Quando ativado, o sistema permite que o revisor defina uma data de vencimento ao aprovar o documento. Antes dessa data, a Linkana solicita automaticamente uma nova versão ao fornecedor com a antecedência configurada no formulário.
Se o revisor não preencher a data de vencimento na aprovação, o documento não será renovado automaticamente.
Tipo de fornecedor
Você pode definir para quais tipos de fornecedor o formulário criado pode ser exibido. Útil quando um formulário deve ser específico para um CNPJ e não para um CPF responder, por exemplo.
Perguntas
As perguntas definem o que o fornecedor precisa responder. Cada pergunta tem um Título e descrição, além do tipo que determina o formato da resposta.
Tipos de pergunta disponíveis:
Texto curto — resposta breve, como um nome ou número de registro.
Texto longo — resposta detalhada, como uma justificativa ou descrição.
Botão de seleção (única) — o fornecedor escolhe uma alternativa entre as opções.
Caixa de seleção (múltipla) — o fornecedor pode marcar várias alternativas.
Lista suspensa — seleção única em uma lista compacta.
Número — aceita apenas números inteiros.
Moeda — aceita números e exibe no formato R$.
CPF — aceita apenas CPFs válidos.
E-mail — aceita apenas endereços de e-mail.
Upload de documento — permite anexar um arquivo.
Upload de documentos múltiplos — permite anexar vários arquivos.
Dica: Se você tornar a pergunta opcional, o fornecedor não será obrigado a responder apenas aquele campo.
Ordem dos formulários
A ordem dos formulários na listagem de Configurações > Documentos define a ordem em que são exibidos ao fornecedor no portal. Arraste os formulários para reorganizá-los.
Configurações do formulário
Além das perguntas, dois controles definem o comportamento do formulário após o envio pelo fornecedor.
Aprovar automaticamente
Quando ativado, o documento é aprovado assim que o fornecedor envia — sem passar por revisão manual. Use para informações que não precisam de análise, como dados de contato, autodeclarações informativas ou documentações usadas apenas como evidência.
Atenção: Documentos com aprovação automática não permitem definir data de vencimento. Se você precisa controlar o vencimento, mantenha a aprovação manual.
Editar um formulário
Você pode editar nome, descrição, grupo de revisão e perguntas de um formulário já criado.
Nome e descrição
Alterações no nome e na descrição são sincronizadas em todas as versões existentes do formulário. Isso garante que exportações CSV mantenham o histórico consolidado sob um único nome.
Reordenar perguntas
Você pode reordenar as perguntas livremente. A nova ordem é aplicada automaticamente em todas as versões existentes.
Adicionar uma pergunta
Ao adicionar uma pergunta a um formulário que já tem versões enviadas, o novo campo aparece em branco em todas as versões existentes. O sistema exibe um alerta antes de confirmar a adição. Documentos já revisados ou em revisão não mudam de estado — se o revisor vir o campo em branco, é comportamento esperado.
Para que os fornecedores preencham o novo campo, solicite o reenvio — em massa ou individualmente.
Remover uma pergunta
Ao remover uma pergunta, o campo e os dados preenchidos nele são removidos de todas as versões existentes. O sistema exibe um alerta antes de confirmar a remoção.
Atenção: Dados já preenchidos naquele campo são perdidos permanentemente. Se você precisa preservar o histórico, considere manter o campo e criar um novo formulário com a estrutura atualizada.
Arquivar um documento
Ao arquivar um documento, ele é removido de todas categorias e arquivado nos fornecedores onde estiver vinculado.
Importante: Se você quer apenas arquivar o documento para fornecedores em uma categoria em específico, remova-o apenas da configuração da categoria em vez de arquivá-lo.
Exportar respostas
Para visualizar todas as respostas já preenchidas de um formulário, clique em Exportar respostas no menu superior direto nas configurações do documento. A Linkana gera um arquivo CSV com todas as respostas disponíveis.
Solicitar reenvio em massa
Se você precisa que todos os fornecedores reenviem um formulário (por exemplo, após uma edição ou alteração nas perguntas), clique em Solicitar reenvio na tela de configuração do documento.
Dica: Para solicitar atualização de um documento em um fornecedor específico, faça isso diretamente no painel do fornecedor, na tela de histórico do documento.
Perguntas frequentes
Onde crio novas consultas e bases públicas em meu ambiente?
Consultas e bases públicas são disponibilizadas no seu ambiente de acordo com o plano contratado — não é possível criá-las manualmente, apenas arquivá-las. Em caso de dúvidas ou solicitações de novas bases, entre em contato com seu gestor de conta.
Para ver a lista completa de consultas e bases públicas disponíveis, consulte Quais são os documentos inteligentes da Linkana?
Posso editar os formulários padrão da Linkana (ex.: Dados Bancários)?
Não. Formulários padrão são configurados pela Linkana e não podem ser editados. Em caso de dúvidas, entre em contato com nosso suporte.