Durante o processo de homologação, o fornecedor pode se encontrar em 5 etapas diferentes:
Aguardando Fornecedor
Aguardando Revisão
Aguardando Decisão
Aprovado
Reprovado
Entenda o que ocorre em cada uma delas, sua ordem e melhore a organização das suas tarefas diárias.
1. Como convidar o fornecedor para início da homologação?
Etapa Aguardando Fornecedor: ao iniciar uma homologação, o usuário indica o CNPJ, a categoria em que ele será inserido e o e-mail de contato do fornecedor. Após isso iniciamos o processamento das análises automáticas e enviamos um link para que o fornecedor crie sua conta e acesse seu processo de Homologação.
Caso o Link não chegue ao fornecedor, você pode copiá-lo e enviá-lo por outro meio.
Após três dias, caso o fornecedor não crie sua conta, você será notificado por e-mail.
O fornecedor é notificado até o 10° dia após o recebimento do convite.
Ao adicionar o CNPJ, os campos do fornecedor são criados e o Link para criação de conta é enviado. Ao acessá-lo, o fornecedor cria sua conta, preenche as informações privadas e as envia, para que o processo de análise seja complementado.
À medida que o fornecedor preenche, as informações são salvas, permitindo que ele retorne depois para concluir seu processo.
O revisor só recebe os campos do fornecedor para revisão após a conclusão do preenchimento de todas as informações solicitadas.
O usuário pode acompanhar na aba painel quais informações já foram preenchidas e quais estão pendentes.
3. Como o revisor tem acesso às informações para revisão?
Etapa Aguardando revisão: após o preenchimento de todas as informações solicitadas e o envio dos dados, o revisor poderá analisar o que foi enviado. Nessa etapa os revisores da sua empresa poderão acessar os campos do fornecedor preenchidos, fazer sua análise e sinalizar se estão de acordo ou não com os dados apresentados.
Só é possível notificar o fornecedor após concluir a revisão de todos os campos do fornecedor enviados.
Na revisão de cada campo é possível destacar o que está errado, inserindo um comentário.
Também é possível dizer se um item reprovado será notificado ou não ao fornecedor.
Nessa etapa é inserido pelo revisor a data de validade da informação.
4. Quando eu posso tomar uma decisão sobre a Homologação?
Etapa Aguardando decisão: após todas as informações terem sido processadas, o usuário Decisor poderá analisar o processo e decidir se aprova ou reprova o fornecedor. Nessa etapa todas as análises foram processadas e a Linkana destaca os itens que tiveram problemas, para auxiliar na tomada de decisão.
Aqui o usuário decisor precisa decidir se irá:
Aprovar (processo aceito, segue para cadastro no ERP)
Reprovar (processo recusado, não segue para cadastro no ERP)
Solicitar uma aprovação (escalada da tomada de decisão, caso haja risco)
Dica: Caso haja informações privadas, é possível retornar para etapa Aguardando revisão, reverter um formulário específico e notificar o fornecedor pedindo esclarecimentos.
Tanto para reprovação, quanto para aprovação, é possível inserir comentários que não são compartilhados com o fornecedor.
Dica: Caso o fornecedor não tenha informações privadas, essa etapa ocorrerá logo após a adição do CNPJ.
5. O que acontece após aprovar a homologação?
Etapa Aprovado: após aprovar o fornecedor, caso ele seja um fornecedor ativo, iniciaremos o processo de monitoramento.
Não é possível reverter uma decisão de Aprovação, após essa execução, é possível apenas bloquear o fornecedor.
O fornecedor e o usuário requisitante são informados sobre a finalização do processo.
6. O que acontece após a reprovar a homologação?
Etapa Reprovado: após reprovar a homologação, o fornecedor se torna Inativo, sua homologação deixa de ser monitorada, mas o histórico de tudo permanece salvo.
É possível escolher se o fornecedor será notificado sobre o término do processo.
O usuário requisitante sempre é notificado sobre o término do processo.
Mesmo reprovado, é possível iniciar um Fluxo de aprovação, escalando a decisão para níveis superiores.
É possível reverter uma decisão de reprovação, tornando o fornecedor Ativo, para buscar sanar os problemas encontrados.
Perguntas frequentes
Como reverter a reprovação de uma homologação?
O botão de Reverter reprovação fica disponível para todos os usuários que tenham a permissão de Aprovar, reprovar ou bloquear homologação. Então a qualquer momento, independente do tempo transcorrido, é possível clicar no botão de reversão. Ao fazer isso o fornecedor retornará à etapa Aguardando decisão e o histórico dessas ações fica registrado na Linha do tempo.
Meu fornecedor foi reprovado via Fluxo de aprovação, mesmo assim posso reverter a reprovação?
Sim, é possível reverter a reprovação da mesma forma, desde que o usuário tenha permissão para isso.
Como re-homologar um fornecedor?
O processo de atualização de informações ocorre por meio do Monitoramento dos fornecedores, processo pelo qual todas as informações do fornecedor serão atualizadas de acordo com as regras próprias. Não há um processo ou funcionalidade específica para re-homologação.
💡Dica: Neste artigo explicamos quando as informaçoes do fornecedor são atualizadas na Linkana.
Como reprovar um processo após o fornecedor ser aprovado?
Não é possível reverter uma decisão de aprovação, nem reprovar um fornecedor após ele ter sido aprovado. Caso surjam pendências e seja necessário suspender a homologação desse fornecedor, você deve utilizar a opção Bloquear homologação, indicando o motivo do bloqueio e sinalizando se deve permanecer sendo monitorado ou não.
Caso surjam pendências em um fornecedor aprovado, posso iniciar um Fluxo de aprovação?
Não é possível iniciar um Fluxo de aprovação na etapa fornecedor aprovado. Só é possível iniciar Fluxos de aprovação nas Etapas Aguardando Decisão e Reprovado.
💡Dica: Caso surjam pendências, será necessário tomar essa decisão fora da plataforma e traz6e-la para o perfil do fornecedor. Você pode adicionar a evidência sobre a decisão tomada na linha do tempo ou em um Formulário do Comprador customizado.
Caso ainda tenha dúvidas sobre as etapas do processo de homologação, nosso time está apto a lhe ajudar através do nosso suporte. Pode nos chamar aqui pelo chat!
