A decisão de aprovar ou reprovar uma homologação é feita exclusivamente por meio de Etapas de Aprovação. Não existe aprovação ou reprovação fora das etapas.

Quando a homologação entra na fase de decisão, você inicia o processo pelo botão Iniciar aprovações. A partir daí, as etapas com gatilhos aderentes à homologação são acionadas automaticamente, e você ainda pode adicionar etapas manuais em paralelo.

Se a sua empresa ligou o início automático, esse primeiro passo acontece sozinho assim que a homologação fica pronta — sem ninguém clicar.

As etapas podem começar de duas formas: pelo clique de um usuário ou automaticamente, se a sua empresa tiver ligado essa configuração.

Pelo botão Iniciar aprovações, no painel da homologação. O que acontece depois depende das etapas configuradas:

Em Configurações > Homologações > Automações, o perfil Administrador pode escolher entre Iniciar automaticamente e Não iniciar automaticamente. A configuração vale para todo o ambiente de trabalho e nasce desligada. Perfis de gestão acima de operador veem a tela, mas sem a opção de editar.

Com o início automático ligado, a Linkana aciona as etapas sozinha quando a homologação atende a todas estas condições ao mesmo tempo:

Os aprovadores continuam recebendo as mesmas notificações do início manual.

Três limites do início automático:

Enquanto nenhuma etapa foi decidida, você pode incluir quantas etapas manuais precisar ao lado das automáticas, pelo botão Adicionar etapa de aprovação. Cada etapa tem seu próprio aprovador e justificativa e roda em paralelo — uma não anula a outra.

Quando uma etapa com Níveis de Aprovadores é acionada, os aprovadores designados recebem uma notificação e podem acessar a etapa de aprovação diretamente no painel da homologação.

Cada nível é decidido em sequência — o próximo nível só é acionado após o anterior ser aprovado. Ao decidir, o aprovador pode aprovar ou reprovar a etapa.

Na reprovação, o aprovador deve selecionar um Motivo de Reprovação entre os configurados para aquela etapa. Em ambos os casos, pode adicionar uma justificativa.

Na aba Tarefas do menu lateral, a seção Etapas de aprovação lista todas as etapas pendentes atribuídas a você. Cada item mostra o nome do fornecedor, a categoria, o nome da etapa e há quanto tempo está aguardando decisão.

Clique em Ver tarefa para acessar a tela de decisão. Você também recebe notificações por e-mail quando uma etapa é acionada.

Quando uma etapa é reprovada, ainda é possível sobrescrever aquela decisão com o botão Solicitar aprovação de exceção. Ele só aparece depois de uma reprovação e serve exclusivamente para reavaliar e, se for o caso, aprovar a homologação por exceção.

A homologação é aprovada quando todas as etapas de aprovação acionadas são aprovadas. Se qualquer etapa for reprovada, a homologação é reprovada — a menos que uma aprovação de exceção sobrescreva a reprovação.

Etapas com ação de aprovação ou reprovação automática são decididas sem intervenção — conforme a ação configurada na etapa.

Após a decisão final, o fornecedor é sempre notificado, tanto na aprovação quanto na reprovação. A notificação é genérica e informa apenas que o processo foi concluído, sem detalhar o resultado ou o motivo. O usuário requisitante (quem iniciou a homologação) também é notificado em ambos os casos.

Não diretamente. A aprovação não pode ser revertida dentro do mesmo ciclo. Se precisar reavaliar o fornecedor, inicie uma re-homologação na mesma categoria.

Sim, em ambos os casos. O fornecedor recebe uma notificação automática ao término do processo, seja aprovação ou reprovação. A mensagem é genérica e apenas informa que a homologação foi concluída, sem detalhar resultado ou motivo.

Verifique se há algum documento reprovado aguardando reenvio. Enquanto o fornecedor não for avisado pelo botão Notificar problemas, o início automático fica segurado. Depois da notificação, o documento volta a ficar pendente de revisão e as aprovações começam quando o novo envio for revisado.

Sim. A configuração não age sobre as homologações que já estavam prontas antes de você ligar — essas continuam esperando o clique em Iniciar aprovações. O disparo automático vale a partir da próxima vez que cada homologação ficar pronta.