Consideramos que o processo de cadastro se inicia na inserção de um novo fornecedor dentro do ERP, passa pela solicitação de documentações cadastrais (dados cnpj, dados bancários, responsável legal, dados fiscais, etc.) e finaliza na ativação do fornecedor, dentro do ERP ou no sistema de controle de fornecedores da empresa.
Em quais momentos posso alterar a situação de cadastro na Linkana?
A decisão de Ativar o cadastro só poderá ser tomada, quando todos os documentos de cadastro estiverem sido adicionados no sistema.
A decisão de cadastro também poderá ser tomada na aba "Painel", caso o fornecedor esteja na etapa "Fornecedor em análise", onde será apresentada a mesma tela, com as mesmas opções de escolha.
O fornecedor pode ter seu cadastro recusado a qualquer momento, ao longo do processo, até mesmo antes do envio da documentação, funcionalidade útil para quando o fornecedor desistir do processo de homologação.
A ação de "Recusar o fornecedor", pode ser revertida a qualquer momento, caso seja necessário. Entretanto, uma vez ativado, não é mais possível reverter a decisão tomada.
Uma vez que a situação de cadastro do fornecedor passa para o estado "Ativo", ele não pode ser mais ser revertido para recusado. Neste caso, ele apenas poderá ser bloqueado, dentro da aba "informações cadastrais". Essa transição entre o estado ativo e bloqueado também é reversível e ao ser modificado deixamos registrado quem foi o usuário que alterou essa situação pela última vez e em qual data isso foi feito:
Quais são os estados de cadastro e como utilizá-los da melhor maneira?
Dentro da situação cadastral, existem 5 possibilidades:
Não definido → Acontece quando um fornecedor é adicionado e na categoria não existe nenhuma documentação de cadastro, ou quando é solicitada apenas a análise pública do fornecedor.
Em andamento → Acontece quando é solicitado um cadastro completo de um fornecedor, porém ainda não foi sinalizada a sua situação cadastral.
Ativo → Acontece quando um fornecedor é inserido dentro do ERP, onde é feito o controle de todos os fornecedores que estão aptos para fornecer à empresa.
Recusado → Acontece quando um fornecedor, durante o processo de homologação, é recusado e não será inserido dentro do ERP, por decisão da empresa.
Bloqueado → Acontece quando um fornecedor, que estava com status "Ativo", é bloqueado dentro do ERP e não está mais apto para fornecer à empresa.
A situação de cadastro do fornecedor deverá ser utilizada como um guia e como um controle de vendor list dentro da Linkana, funcionando para indicar quem está ou não apto a fornecer para a empresa e, consequentemente, está ou não registrado dentro do ERP, independente da decisão de risco tomada para este fornecedor, ou independente de quantas ou quais pendências de risco este fornecedor possua.
É recomendado que apenas seja apertado o botão "Ativar fornecedor" uma vez que o fornecedor esteja de fato dentro do ERP da empresa, servindo inclusive como um controle para quais fornecedores faltam ser inseridos no sistema.
Também recomendamos que a situação de cadastro seja "Recusada" apenas quando a empresa decida, de fato, que o fornecedor não será inserido em seu ERP.
Caso o fornecedor ainda tenha pendências que precisam ser regularizadas, recomendamos que ele seja marcado com a decisão de risco "Em regularização" e não seja feita a decisão de cadastro, até que ele regularize suas pendências, saia desse estado e tenha as condições para que seja tomada uma decisão de risco final.
O cadastro do fornecedor só deverá ser "Bloqueado" caso ele tenha sido de fato bloqueado dentro do ERP da empresa, sinalizando que ele não está mais apto para realização de transações.
Tudo isso permitirá que a Linkana seja utilizada como uma vendor list qualificada de todos os fornecedores, sendo um reflexo do status de todos eles dentro do ERP. Agora, por exemplo, é possível filtrar todos os fornecedores com situação cadastral "Ativo", configurando de fato sua vendor list.
Agora que as novas funcionalidades foram apresentadas, esperamos que a experiência de utilização da Linkana seja mais útil e amigável.
Caso algo não tenha ficado claro, estamos à disposição! Podem nos procurar em nossos canais de atendimento, ficaremos contentes em ajudá-los.