Criação e convite individual
Para adicionar um fornecedor, clique em Iniciar homologação na lista de fornecedores. Informe o CNPJ (ou CPF, para pessoa física) e selecione a categoria de homologação.
Para um CNPJ, a Linkana busca automaticamente os dados públicos do fornecedor (razão social, endereço, CNAEs, situação cadastral) e cria o perfil. Se você incluir o e-mail do fornecedor, ele recebe um convite para criar conta e enviar os documentos exigidos pela categoria selecionada.
Dica: Você pode criar o fornecedor sem enviar o convite — basta não preencher o campo de e-mail. Os dados públicos e consultas automáticas já serão gerados. O convite pode ser enviado depois, quando quiser.
Importação de base existente
Se sua empresa já tem uma base de fornecedores em outro sistema ou planilha, a Linkana pode importar os dados via migração assistida. Entre em contato com o suporte para iniciar o processo.
Durante a importação, a Linkana busca os dados públicos de cada CNPJ automaticamente e cria os perfis com as informações preenchidas.
Requisição interna
Áreas de negócio podem solicitar novos fornecedores pelo módulo de Requisições para iniciar uma homologação, com verificação de duplicidade e acompanhamento de requisições em andamento, quando aplicável. Veja Requisições.
Usuários e acessos do fornecedor
No perfil de cada fornecedor, a aba Usuários responde quem tem acesso àquele fornecedor. Ela tem duas listas:
Usuários ativos — as pessoas que acessam o fornecedor no portal e recebem as comunicações da Linkana sobre ele, com nome, e-mail e desde quando têm acesso.
Convites pendentes — os convites enviados que ainda não foram aceitos, com a data de envio e a de expiração. No menu da linha você encontra as ações de copiar o link, reenviar e cancelar o convite.
Para incluir alguém, use Convidar usuário. Pode convidar quantas pessoas precisar do mesmo fornecedor.
Dica: se você enviar um convite novo para um e-mail que já tem convite pendente, o anterior expira e o link antigo deixa de funcionar. Assim cada e-mail tem no máximo um convite válido por vez. Se o seu ambiente não tem prazo de validade configurado, o convite fica em Convites pendentes até ser aceito ou cancelado.
Remover o acesso de alguém
Quando um convite foi aceito pelo e-mail errado, ou a pessoa saiu da empresa do fornecedor, use Remover acesso na linha dela em Usuários ativos.
A Linkana pede confirmação e explica o efeito: a pessoa deixa de ver o fornecedor no portal e de receber os e-mails de pendências, vencimentos e novos documentos. A conta dela na Linkana continua ativa. Se houver um convite pendente para aquele e-mail, o diálogo avisa que ele também será expirado — assim o link antigo não devolve o acesso.
Se for a última pessoa com acesso, o aviso é mais forte — ninguém do fornecedor poderá acessar o portal nem receberá as comunicações da Linkana até que um novo convite seja aceito. O cadastro do fornecedor continua válido.
Ao confirmar, a linha some de Usuários ativos e aparece a mensagem Acesso removido.
A remoção vale só para este fornecedor no seu ambiente: se a mesma pessoa tiver acesso a fornecedores de outros compradores, nada muda para ela lá. Ela também não é avisada da remoção. Quem removeu e quando fica registrado nos Registros de auditoria, se o seu ambiente tem o serviço contratado.
Se a pessoa precisar voltar, envie um novo convite. Como ela já tem conta, faz login para aceitar.
Histórico de convites
O link Ver histórico de convites mostra os convites que já saíram de Convites pendentes: os aceitos e os expirados, um por linha, com filtro por situação (Todos, Aceito ou Expirado). Convites cancelados não aparecem, porque cancelar apaga o convite.
Um convite aceito continua aparecendo no histórico mesmo depois de o acesso ser removido — o histórico registra o envio do convite, não quem tem acesso hoje. Para isso, consulte Usuários ativos.
Quem pode fazer o quê
Observador — vê as duas listas e o histórico e copia o link de um convite pendente. Não convida, não reenvia nem cancela convites.
Membro e Revisor — tudo isso, mais convidar, reenviar e cancelar convites.
Operador ou acima — tudo isso, mais remover acesso.