E-mails enviados ao fornecedor
A Linkana envia e-mails automáticos ao fornecedor em momentos específicos do fluxo. Os e-mails são enviados em nome da sua empresa — o fornecedor vê o nome da sua organização como remetente.
Convite de acesso
Enviado imediatamente quando você adiciona um fornecedor e inclui o e-mail de contato. O fornecedor recebe um link para criar conta no portal e enviar os documentos solicitados.
Se o fornecedor não aceitar o convite em até 3 dias, a Linkana envia um lembrete automático. O lembrete é enviado uma única vez.
Novos documentos solicitados
Quando novos documentos são adicionados ao fornecedor (por criação de homologação, alteração de categoria ou solicitação manual), a Linkana envia um e-mail com a lista de itens pendentes e um botão "Preencher agora" com link direto para o portal.
O e-mail é disparado no próximo ciclo de verificação após a solicitação. Se houver múltiplos documentos pendentes, todos são agrupados em um único e-mail.
Regularização
Enviado sob demanda, quando o comprador marca o fornecedor como "Em regularização" e opta por enviar o e-mail. O fornecedor recebe orientação sobre os documentos que precisam ser corrigidos.
Quando cada e-mail é enviado
Resumo dos gatilhos e comportamento de cada tipo de notificação:
Tipo de e-mail | Gatilho | Envio |
Convite de acesso | Fornecedor criado com e-mail | Imediato |
Lembrete de convite | Convite não aceito | Após 3 dias |
Documentos solicitados | Documentos adicionados | No dia seguinte |
Regularização | Ação manual | Imediato |
Dica: Se precisar de um canal alternativo para enviar ao fornecedor o e-mail de convite, você pode copiar o link de acesso na aba Convites do perfil e enviar diretamente por mensagem ou e-mail.
O que o fornecedor vê no e-mail
Todos os e-mails da Linkana seguem o mesmo padrão:
Remetente — nome da sua empresa (ex: "[Nome da Empresa] via Linkana")
Assunto — varia por tipo: "Conta criada com sucesso", "[Nome da Empresa] solicitou novas informações", entre outros
Conteúdo — lista dos documentos pendentes (quando aplicável) e botão "Preencher agora" com link direto para o portal do fornecedor
Dica: Se o fornecedor disser que não recebeu o e-mail, peça para verificar a caixa de spam. Se necessário, copie o link de acesso na aba Convites e envie diretamente por WhatsApp ou e-mail pessoal.
E as notificações para o comprador?
A Linkana também envia alertas para os usuários do seu ambiente de trabalho — como tarefas pendentes e mudanças em geral da situação de um fornecedor.
Para configurar quais alertas você recebe, veja as opções em Configurações > Notificações e ative o acompanhamento dos fornecedores desejados via menu de ações > "Ativar notificações".