Passar para o conteúdo principal
Todas as coleçõesFornecedores
Entendendo e gerenciando Fornecedores
Entendendo e gerenciando Fornecedores

E como visualizar o histórico de documentos e processos do seu SRM.

Leo Cavalcanti avatar
Escrito por Leo Cavalcanti
Atualizado há mais de um mês

Os Fornecedores na Linkana registram todas os Documentos, Homologações, Avaliações e ações em geral realizadas em relação a fornecedores em seu SRM.


1. Pendências de Documentos

No cadastro do Fornecedor, é essencial acompanhar a situação de todos os Documentos enviados ou gerados automaticamente. A plataforma classifica tais situações como Pendências do Fornecedor, que indicam o status atual dos Documentos e auxiliam no acompanhamento nas ações necessárias.

As Pendências seguem uma ordem progressiva, ou seja, a prioridade é sempre da situação mais restritiva. Se um fornecedor tiver documentos não enviados por exemplo, você não poderá revisar documentos ou aprovar a Homologação.

A seguir, explicamos cada uma das situações possíveis:

I. Aguardando Fornecedor

Esta situação indica que há pelo menos um documento que o fornecedor ainda não enviou ou preencheu. Enquanto essa pendência estiver ativa, você não poderá revisar Documentos.

Para resolver esta pendência, você deverá aguardar o envio dos Documentos pendentes pelo fornecedor. Alternativamente, você pode enviar por ele ou dispensar o envio.

II.Aguardando Revisão

Nesta etapa, o fornecedor já enviou os documentos necessários, mas eles ainda não foram revisados pelos Grupos de Revisão responsáveis. A plataforma mantém esta esta situação até que a revisão do último Documento seja concluída.

Para resolver esta pendência, todas as revisões devem ser concluídas e a revisão deve finalizada. Alternativamente, você também pode notificar o fornecedor para reenviar Documentos reprovados.

III. Problemas encontrados

Esse situação indica que pelo menos um Documento enviado ou gerado automaticamente foi reprovado na revisão. Esta situação não impede a aprovação ou reprovação do fornecedor, mas sinaliza que problemas encontrados não foram resolvidos.

IV. Sem pendências

Esta situação indica que todos os Documentos do Fornecedor encontram-se enviados, revisados e aprovados, e não há nenhuma pendência relacionada às informações do cadastro.


2. Painel do Fornecedor

O Painel exibe as ações pendentes para seu usuário ou processos em andamento do Fornecedor, tais como revisão de Documentos e aprovações de Homologações.

Esta tela é diferente para cada usuário do Ambiente de Trabalho a depender de suas permissões, Grupos de Revisão ou Fluxos de Aprovação vinculados.


3. Perfil Universal do Fornecedor

O Perfil Universal traz algumas informações básicas do CNPJ da empresa de maneira automática, independente dos Documentos solicitados e criados.

Dica: Esta aba existe apenas para o Tipo de Fornecedor Nacional Pessoa Jurídica (CNPJ).

3.1. Dados CNPJ

Os Dados CNPJ são Informações básicas da base de dados CNPJ, tais como razão social, endereço, cnae, filiais e Quadro de Sócios e Administradores (QSA).

Dica: Estas informações são atualizadas em média a cada 45 dias, de acordo com novas versões da base disponibilizadas pela Receita Federal do Brasil (RFB).


4. Documentos

Todos os Documentos adicionados ao Fornecedor, bem com seu histórico de versões e detalhes adicionais.

4.1. Documentos da categoria

Todos os Documentos gerados automaticamente e solicitados ao fornecedor configurados na Categoria do Fornecedor, tais como questionários, documentos, certidões e consultas a externas.

4.2. Documentos complementares

Informações adicionais do Fornecedor não vinculadas às configurações de Categorias, tais como os documentos solicitados ao comprador, Campos complementares e Campos do Requisitante.

4.3. Documentos arquivados

Documentos que foram removidos da Categoria vinculada ao Fornecedor. Estas informações não impactam o Score de Risco e não são mais atualizadas.


5. Homologações

Visualização do histórico de processos de cadastro e qualificação de fornecedores.

Dica: Ainda não exibimos o histórico de Fluxos de aprovação vinculados a Homologações nesta tela.


6. Convites

Gestão de convites pendentes e aceitos por usuários do Fornecedor.

Caso o fornecedor não tenha aceitado um convite, é possível copiar o link de acesso para envio direto por mensagem ao fornecedor ou excluí-lo. Também é possível enviar múltiplos convites ao mesmo tempo.


7. Linha do tempo

A Linha do tempo é onde armazenamos as principais atualizações do Fornecedor de maneira cronológica.

Atualmente, são exibidos os seguintes tipos de evento:

  • Fornecedores - Data de criação, desconexão, conexão e notificações de pendências ao usuário do fornecedor.

  • Documentos - Atualizações de pendências ou vencimento.

  • Homologações - Aprovação, reprovação, Re-homologação iniciada e alteração de Score de Risco.

  • Comentários - Observações e documentos anexados por usuários do Ambiente de Trabalho.


8. Performance

Gestão do histórico de Avaliações pendentes e finalizadas de um fornecedor, bem como o seu Score de Performance.


9. Cabeçalho do Fornecedor

O Cabeçalho traz uma visualização simplificada das informações mais importantes sobre o Fornecedor:

  • Categoria vinculada

  • Nome e identificação (ex.: CNPJ)

  • Pendências de Documentos

  • Situação da Homologação

  • Marcadores vinculados

  • Situação de conexão

  • Situação de bloqueio


10. Menu de Ações do Fornecedor

O Menu de Ações fica localizado no cabeçalho da tela do Fornecedor com algumas ações e consultas que podem ser realizadas pelo usuário.

10.1. Emitir relatório

Baixe o Relatório do Fornecedor em .pdf com as principais informações atualizadas de Dados do CNPJ, Documentos e Homologação.

10.2. Ativar e Desativar notificações

Aqui é onde você gerencia o recebimento de notificações de atualizações relativas ao Fornecedor.

Dica: Leia este artigo para entender como usuários recebem notificações.

10.3. Gerenciar regularização

Marcação do fornecedor com o filtro Em regularização e envio de mensagem para regularização de Documentos gerados automaticamente.

10.4 Compartilhar informações

Criação de link público com informações da Homologação do Fornecedor e a exibição opcional dos Documentos disponíveis.

Dica: Comumente disponibilizado para requisitantes e pessoas que não são usuários da Linkana mas precisam de visibilidade do andamento da Homologação do Fornecedor.

10.5. Bloquear e Desbloquear fornecedor

Ação de bloqueio e desbloqueio do cadastro do Fornecedor, sinalizada por uma etiqueta de Bloqueado no Cabeçalho do Fornecedor e um filtro na Lista de Fornecedores.

Dica: Esta ação não tem nenhum impacto em outros funcionalidades do SRM, e é comumente utilizada apenas em integrações de bloqueio de cadastro de fornecedores em outros sistemas.

10.6. Alterar categoria

Após o início da Homologação, é possível alterar sua Categoria.

A alteração de Categoria poderá:

  • arquivar Documentos da Categoria anterior que não aparecem na nova;

  • incluir novos Documentos da nova Categoria;

  • ajustar a Pontuação de Risco de Documentos existentes; e

  • reverter a Homologação para Em andamento.

10.7. Desconectar e Conectar fornecedor

Ação de inativação e ativação da Gestão de Relacionamento e o Monitoramento Automático do Fornecedor, com impacto no volume de utilização do SRM da Linkana.

Dica: Leia este artigo e entenda o conceito de Fornecedores Conectados e o seu impacto no SRM da Linkana.

10.8. Excluir fornecedor

Ação irreversível de exclusão do Fornecedor e de todo o histórico de Documentos, Homologações e Avaliações.


11. Lista de Fornecedores

A Lista de Fornecedores exibe todos os Fornecedores criados em seu Ambiente de Trabalho com diversos filtros, como Pendências de Documentos, Homologações, Categorias, Score de Risco e outras informações de Fornecedores.

Dica: Também é possível exportar informações de Fornecedores clicando no botão Exportar.

Respondeu à sua pergunta?