Etapas de aprovação são regras que definem como a decisão de uma homologação será tomada. Em vez de depender de uma aprovação manual caso a caso, você configura condições que acionam etapas automaticamente — com aprovação ou reprovação automática, ou decisão por aprovadores designados.

Isso padroniza o processo, garante rastreabilidade e reduz o risco de decisões fora da política de compras.

Cada etapa de aprovação é composta por duas partes: uma condição (quando é acionada) e uma ação (como a decisão é tomada).

Quando uma homologação entra na fase de decisão, a Linkana avalia todas as etapas de aprovação configuradas e aciona as que correspondem às condições do fornecedor naquela homologação.

A condição define em quais cenários a etapa será acionada. Você pode combinar uma ou mais condições na mesma etapa.

Selecione quais categorias de homologação devem acionar a etapa. Se a opção Sempre aplicar para todas as Categorias existentes estiver marcada, a etapa vale para qualquer homologação, independente da categoria.

Selecione as classificações de risco (A, B, C, D, E) que acionam a etapa. A classificação é calculada após a revisão dos documentos e não muda dentro do mesmo ciclo de homologação, mesmo que novos documentos sejam adicionados.

Selecione um ou mais documentos específicos. A etapa é acionada quando qualquer um deles estiver reprovado na homologação.

Permite que a etapa seja acionada manualmente por um usuário — sem depender de condições automáticas. Essa opção é usada em dois cenários: para solicitar que um aprovador reavalie uma reprovação anterior, ou para iniciar uma decisão quando nenhuma etapa automática foi acionada.

Etapas com essa condição exigem a configuração de Níveis de Aprovadores.

A ação define o que acontece quando a etapa é acionada. Existem três opções.

A etapa é aprovada automaticamente, sem passar por análise de nenhum usuário. Útil para cenários de baixo risco onde a política permite aprovação direta.

A etapa é reprovada automaticamente. Útil para cenários de alto risco onde a política exige reprovação imediata (por exemplo, classificação E com documento crítico reprovado).

A decisão é tomada por usuários específicos, organizados em níveis sequenciais. Cada nível deve ser decidido antes de avançar para o próximo.

No primeiro nível, os aprovadores designados recebem uma notificação e podem aprovar ou reprovar. Se o primeiro nível aprovar, o segundo nível é acionado (se houver), e assim por diante. Se qualquer nível reprovar, a etapa inteira é reprovada.

Administradores e Superadministradores podem configurar uma lista de motivos de reprovação para cada etapa. Quando um aprovador reprova uma etapa, ele deve selecionar o motivo que melhor descreve a razão da decisão.

Isso dá visibilidade sobre os motivos das reprovações e facilita auditorias.

A decisão final depende do resultado de todas as etapas de aprovação acionadas:

Se todas as etapas forem aprovadas, a homologação é aprovada automaticamente.

Se qualquer etapa for reprovada, a homologação é reprovada — a menos que uma aprovação manual substitua a reprovação.

Enquanto houver etapas pendentes, a homologação permanece em "Aguardando decisão".

Na tela de configurações, você visualiza todas as etapas criadas. Use os filtros Em uso e Não utilizadas para identificar quais etapas estão ativas.

Etapas podem ser editadas ou desativadas a qualquer momento. Mudanças não afetam etapas já acionadas em homologações em andamento — apenas novas homologações usarão a configuração atualizada.

Sim. Várias etapas podem ser acionadas simultaneamente se as condições corresponderem. Cada uma é avaliada de forma independente. A homologação só é aprovada quando todas as etapas acionadas forem aprovadas.

Para iniciar aprovações é necessário solicitar uma aprovação manual ou configurar uma etapa para ser acionada automaticamente.

É possível cancelar etapas de aprovação iniciadas manualmente ou reiniciar etapas iniciadas automaticamente.