Introdução
O Documents COPILOT é um add-on da Linkana que utiliza inteligência artificial para automatizar a revisão de documentos de fornecedores.
Em vez de um analista ler manualmente cada alvará, certidão ou licença, o sistema faz isso de forma automática: lê o documento, extrai as informações relevantes, valida contra regras de negócio e aprova ou reprova o documento — tudo em segundos.
Este artigo explica como esse processo funciona e quais documentos são suportados.
Como funciona
O processo de revisão automática acontece em três etapas:
Etapa 1 — Leitura e extração
Quando um fornecedor envia um documento, a IA lê o conteúdo e extrai automaticamente as informações relevantes: CNPJ da empresa, razão social, data de emissão, data de validade, endereço, tipo de documento, órgão emissor, entre outros dados específicos de cada tipo de documento.
A IA é treinada para lidar com as variações comuns de documentos brasileiros — diferentes formatos entre estados e municípios, documentos digitais e escaneados, e particularidades de cada órgão emissor.
Etapa 2 — Validação por condições
Após a extração, os dados passam por uma camada de validação automática. Cada tipo de documento possui um conjunto de condições configuráveis que comparam os dados extraídos com as informações do fornecedor cadastrado na Linkana e com regras de negócio definidas pela empresa compradora.
Na prática, o sistema verifica automaticamente questões como: o documento pertence mesmo àquele fornecedor? Está dentro da validade? Foi emitido pela autoridade correta? A cidade corresponde ao cadastro?
Cada condição pode ser configurada como obrigatória ou opcional. Condições obrigatórias reprovam o documento automaticamente quando não atendidas. Condições opcionais são ignoradas caso o campo não seja extraído.
Etapa 3 — Resultado e vencimento
Com base nas condições, o documento é aprovado ou reprovado automaticamente. Além do resultado da revisão, o sistema captura a data de vencimento do documento, que pode vir de duas fontes:
Extraída do documento: a IA lê a data de validade diretamente do conteúdo (por exemplo, "Válido até 31/12/2026"). Esta é a forma preferencial, pois reflete exatamente o que consta no documento oficial.
Período fixo: para documentos sem data de validade explícita ou quando se deseja aplicar uma política interna, é possível definir um período fixo em dias (por exemplo, 365 dias a partir da revisão).
Essa data de vencimento é usada para controlar quando o documento precisará ser renovado, permitindo alertas automáticos de expiração.
Documentos suportados
O Documents COPILOT possui copilotos especializados para os seguintes tipos de documentos:
Documento | Descrição |
Alvará de Funcionamento | Autorização municipal para operação do estabelecimento. Emitido por prefeituras, pode aparecer como "Alvará de Localização e Funcionamento", "Certificado de Licenciamento Integrado (CLI)", "Alvará Digital" ou "Alvará Provisório" |
Alvará Sanitário | Licença sanitária emitida pela Vigilância Sanitária municipal ou estadual. Autoriza atividades que envolvem risco à saúde pública, como comércio de alimentos, medicamentos e produtos químicos |
AVCB | Auto de Vistoria do Corpo de Bombeiros. Certifica que o estabelecimento atende às normas de segurança contra incêndio. Aparece com nomes diferentes por estado: AVCB (SP), CLCB (PR), CSCIP (MT), entre outros |
Certidão de Débitos Municipais | Certidão que comprova regularidade fiscal perante o município, cobrindo tributos como ISS e taxas mobiliárias. Inclui também certidões imobiliárias (IPTU) |
Licença de Operação Ambiental | Autorização ambiental para operação de atividades que impactam o meio ambiente. Inclui Licença de Operação (L.O.), Licença Ambiental Simplificada (LAS), Certificados de Dispensa e declarações de isenção |
Licença Ambiental de Transporte | Autorização para transporte de produtos perigosos. Cobre tanto a AATIPP federal (emitida pelo IBAMA) quanto licenças estaduais emitidas por órgãos como CETESB, FEPAM e IAT |
Alvará de Produtos Controlados (Polícia Civil) | Licença estadual para transporte, comércio, importação ou uso industrial de produtos químicos controlados, emitida pela Polícia Civil |
Certificado de Licença de Funcionamento (Polícia Federal) | CLF do sistema SIPROQUIM, emitido pela Polícia Federal para empresas que trabalham com produtos químicos controlados |
Certificado de Registro do Exército | Registro junto ao Exército Brasileiro para empresas que lidam com produtos controlados pelo Ministério da Defesa |
Contrato Social | Documento constitutivo da empresa, incluindo alterações contratuais, estatutos e certificados de MEI. Extrai informações sobre sócios, administradores e quem tem poder de representação legal da empresa |
CRT (Certidão de Registro Técnico) | Certidões de registro e responsabilidade técnica emitidas por conselhos profissionais como CREA, CRF, CRBio e outros. Comprova que a empresa possui responsável técnico habilitado |
Certidão ANAC | Certificado de cadastro de aeronave não tripulada (drone) emitido pela Agência Nacional de Aviação Civil. Utilizado por empresas de pulverização agrícola e serviços aéreos |
ISO 9001 | Certificado de conformidade com a norma ISO 9001 (Sistema de Gestão da Qualidade), emitido por organismos certificadores como BSI, TÜV NORD, Bureau Veritas e outros |
ISO 14001 | Certificado de conformidade com a norma ISO 14001 (Sistema de Gestão Ambiental) |
SASSMAQ | Certificado de avaliação do programa SASSMAQ da ABIQUIM (Associação Brasileira da Indústria Química), específico para empresas de transporte de produtos químicos |
Precificação
O Documents COPILOT é um add-on contratado separadamente. A cobrança é feita por documento revisado com sucesso, em um modelo de faixas — quanto maior o volume, menor o custo unitário.
💡 Para contratar o Documents COPILOT ou conhecer as faixas de preço, fale com o seu gestor de conta na Linkana.
Perguntas frequentes
A IA funciona com documentos escaneados? Sim. O sistema processa tanto documentos digitais (PDFs gerados eletronicamente) quanto documentos escaneados ou fotografados, desde que o texto seja legível.
O que acontece quando a IA falha na extração? Nesses casos a revisão é reprovada automaticamente e o usuário pode manualmente reverter a revisão.
Posso personalizar as condições de validação? Para controlar a qualidade e assertividade das revisões, a Linkana atualmente é quem define as regras de revisão e validação para cada tipo de documento.
A IA lida com documentos de todos os estados brasileiros? Sim. Os copilotos foram desenvolvidos considerando as variações regionais de documentos brasileiros. Por exemplo, o AVCB de São Paulo tem formato diferente do CLCB do Paraná ou do CSCIP do Mato Grosso, e o sistema reconhece todos esses formatos.
Quanto tempo leva a revisão automática? O processamento completo — leitura, extração e validação — leva em média poucos segundos por documento.
É possível adicionar novos tipos de documento? Sim. Estamos adicionando novos documentos frequentemente. Em caso de feedbacks ou sugestões de novos tipos, entre em contato com o seu gestor de conta.