Quando um fornecedor envia um formulário ou a Linkana obtém uma consulta, o documento fica aguardando revisão. Na revisão manual, uma pessoa do seu time abre o documento e decide se aprova ou reprova.
Este artigo explica onde encontrar os documentos pendentes, como revisá-los e o que fazer quando o fornecedor não envia.
Para os casos em que a plataforma decide sozinha, veja Como funciona a revisão automática de documentos?, que reúne os dois caminhos: revisão por IA, para documentos que o fornecedor envia como arquivo, e Gabarito, para formulários com perguntas objetivas.
Onde encontrar documentos para revisar
Documentos pendentes de revisão aparecem em dois lugares da plataforma.
No painel do fornecedor
Acesse o fornecedor e clique no card Revisões (visível quando existem documentos pendentes). Ali você vê todos os documentos aguardando revisão daquele fornecedor, organizados por grupo de revisão.
Na aba de Tarefas
A aba Revisões em Tarefas lista todos os documentos pendentes de revisão.
Cada coluna mostra:
Fornecedor — nome, identificador (CNPJ ou CPF) e situação do fornecedor
Últ. atualização — data da última atualização do documento
Documento — nome do documento
Grupo de revisão — grupo de revisão a que pertence
Enviado em — data em que o fornecedor fez o primeiro envio
Por padrão, a lista vem ordenada pela data de envio, do mais antigo para o mais recente. Clique no cabeçalho das colunas Últ. atualização ou Enviado em para inverter ou trocar a ordenação.
Filtros
Busca por nome do fornecedor ou identificador (CNPJ, CPF)
Status — filtra por situação do documento
Documento — filtra por nome do documento
Grupo de revisão — filtra pelos grupos de revisão que você participa
Filtros avançados — filtro por fornecedor bloqueado ou monitorado/não monitorado
Dica: Também é possível visualizar ou filtrar documentos por situação na aba Documentos do Dashboard Padrão da Linkana.
Revisar um documento
Na revisão de um formulário, você pode aprovar direto ou abrir o painel Revisar, que permite aprovar com validade e comentário ou reprovar.
Aprovar
Clique em Aprovar para aceitar o documento diretamente, sem comentário e sem controle de vencimento.
Revisar
Aprovar com data de validade e comentário
Você pode definir a validade do documento e adicionar um comentário de revisão (opcional). Comentários ficam registrados no histórico e são visíveis internamente para sua equipe.
Dica: Se o documento tem controle de vencimento ativado, o sistema exibe opcionalmente um campo de Data de vencimento. Preencha a data para que a Linkana solicite automaticamente uma nova versão antes do prazo.
Reprovar com motivo da reprovação, solicitação de reenvio e comentário
Você deve informar o motivo da reprovação, solicitar o reenvio do documento ao fornecedor e adicionar um comentário de revisão (opcional).
Motivos de reprovação disponíveis:
Preenchimento incorreto do formulário
Documento com CNPJ errado
Documento expirado
Documento inválido
Informação diferente da solicitada
Não enviou informação obrigatória
Não preencheu os requisitos necessários
Documento indisponível
Quem pode revisar um documento?
Você pode revisar um documento quando uma dessas condições é verdadeira:
Seu usuário faz parte do grupo de revisão daquele documento.
O documento não tem nenhum usuário vinculado ao grupo de revisão — nesse caso, qualquer usuário com permissão de Revisar documentos pode revisá-lo.
Dica: Para configurar quem revisa o quê, veja Como funcionam os grupos de revisão?
Reverter uma revisão
Se você aprovou ou reprovou um documento por engano, pode reverter a decisão. Acesse o documento na aba de revisão do fornecedor e clique em Reverter revisão. O documento volta ao estado de "Aguardando revisão".
O aviso de situação do documento
Todo documento pendente exibe no topo um aviso dizendo em que pé ele está e o que você pode fazer:
Consulta a fonte externa em andamento — a Linkana está buscando o documento na fonte. Se não puder esperar, você pode solicitar ao fornecedor, dispensar ou enviar manualmente.
Documento aguardando preenchimento manual interno — o envio é responsabilidade da sua equipe. Alternativamente, você pode solicitar ao fornecedor ou dispensar o documento.
Documento solicitado ao fornecedor — a bola está com ele. Você pode cancelar a solicitação, dispensar ou enviar manualmente o documento.
Consultas já aprovadas ou reprovadas que são atualizadas por fonte externa também avisam que se renovam sozinhas na data agendada.
Quando o fornecedor não envia
Se o fornecedor não preenche ou se recusa a enviar um documento, você tem duas alternativas.
Enviar manualmente
Na listagem de documentos ou no painel do documento é possível Atualizar manualmente um documento e definir se ela será aprovado ou reprovado. Nestes casos, o documento não segue para revisão.
Dispensar o envio
Você também pode dispensar o envio de um documento pendente diretamente na listagem de documentos:
A ação só aparece enquanto o documento está pendente — depois de aprovado ou reprovado, ela deixa de estar disponível.
Solicitar ao fornecedor
No painel do documento, você pode passar a responsabilidade do envio para o fornecedor a qualquer momento clicando em Solicitar ao fornecedor. Ele recebe a pendência no portal e envia o documento por lá.
A ação funciona em qualquer situação do documento — inclusive em um documento já aprovado ou reprovado — e em todos os tipos, exceto bases públicas.
Ao solicitar, você escolhe como a pendência afeta a homologação:
Exigir documento atualizado para decidir — a homologação só pode ser aprovada ou reprovada depois que o documento for reenviado e o risco recalculado. Enquanto isso, as etapas de aprovação não são iniciadas automaticamente.
Permitir decisão sem o documento atualizado — a homologação segue para decisão mesmo sem o reenvio, preservando o risco calculado na versão atual do documento.
Você também pode escrever um comentário ao fornecedor explicando o que precisa ser corrigido.
Dica: Para retomar a responsabilidade, clique em Cancelar solicitação. Em uma consulta, a Linkana volta a tentar emitir o documento automaticamente.
Revisão automática com Linkana AI
A Linkana AI pode revisar formulários automaticamente — lendo o conteúdo enviado pelo fornecedor, extraindo dados e validando contra regras de negócio configuradas no seu ambiente. Quando a Linkana AI reprova um documento, você pode reverter a revisão e analisar manualmente.
Para detalhes sobre como funciona a revisão por IA, veja Como funciona a revisão de documentos com IA?
Vídeo: passo a passo completo
Prefere assistir? Veja o vídeo com o passo a passo de como revisar documentos dos fornecedores na Linkana:
Perguntas frequentes
Posso revisar manualmente uma consulta reprovada automaticamente?
Sim, desde que a opção Revisar reprovações automáticas esteja ativada no grupo de revisão do documento. Quando ativa, consultas e bases públicas reprovadas automaticamente pela Linkana aparecem na fila de revisão para que sua equipe possa avaliar e, se necessário, aprovar manualmente.
Como arquivo um documento de um fornecedor?
Remova o documento da categoria vinculada à homologação do fornecedor. Ao remover da categoria, o documento é arquivado naquele fornecedor — mas o histórico de versões é preservado.
Onde vejo o histórico de revisões de um documento?
No painel do fornecedor, clique no documento e acesse Histórico. Ali você vê todas as versões, quem revisou, quando e qual foi o resultado.
