A Linkana pode aprovar ou reprovar um documento sem que ninguém do seu time precise abri-lo. Existem dois caminhos para isso: o Gabarito, para formulários com perguntas objetivas, e a Linkana AI, para documentos que o fornecedor envia como arquivo.
Este artigo explica o que muda no fluxo quando a decisão é automática, onde acompanhar o resultado e como controlar o quanto de autonomia a plataforma tem.
Os dois caminhos
Gabarito | Linkana AI | |
Revisa | Formulários com perguntas de seleção única | Documentos enviados como arquivo (alvarás, certidões, licenças, contratos) |
Como decide | Soma o peso das respostas corretas e compara com a nota mínima | Lê o arquivo, extrai os dados e valida contra as condições do documento |
Configuração | Você define pesos e nota mínima | A Linkana define as condições de validação |
Disponibilidade | Incluído no seu ambiente | Produto adicional, contratado à parte |
Detalhes de cada um em Como funciona a revisão automática de Formulários por Gabarito? e Como funciona a revisão de documentos com IA?
O que muda no fluxo
Num documento de revisão manual, o envio do fornecedor gera uma tarefa: o documento fica com status Aguardando revisão até que alguém do grupo de revisão decida.
Com revisão automática, essa etapa deixa de existir por padrão. Assim que o fornecedor envia, a Linkana avalia e o documento já vai para Aprovado ou Reprovado. A decisão fica registrada em nome da Linkana, não de um usuário do seu time.
O resto do ciclo continua igual. Uma reprovação com Solicitar reenvio ao fornecedor marcada notifica o fornecedor com o motivo, e um documento aprovado com controle de vencimento entra na renovação normalmente.
Dica: A decisão automática não é definitiva. Um revisor com permissão pode revê-la depois, como em qualquer outra revisão.
Onde ver o resultado e o motivo
Toda revisão automática fica registrada com a origem do veredito, então você sempre consegue distinguir uma decisão da plataforma de uma decisão do seu time, e entender o porquê.
O detalhamento muda conforme o tipo:
Gabarito — a pontuação obtida, a pontuação mínima daquele momento e o resultado pergunta a pergunta.
Linkana AI — os critérios reprovados, cada um com a explicação do que não foi atendido, além dos critérios aprovados e daqueles cuja informação não foi encontrada no documento.
Cada revisão guarda um retrato do momento em que aconteceu. Se você mudar os pesos do gabarito ou as condições depois, as revisões antigas continuam mostrando a regra que valia quando foram feitas.
Confirmação humana
Nem todo processo aceita que o sistema decida sozinho. Para esses casos existe a Confirmação humana, em Configurações > Documentos > documento > seção Revisão > Configurações avançadas.
São três opções:
Desativada — a decisão automática vale imediatamente.
Apenas reprovações automáticas — aprovações valem na hora, reprovações voltam para um revisor confirmar.
Todas as revisões — toda decisão automática passa por um revisor antes de valer.
Quando a confirmação é exigida, o documento fica Aguardando revisão com o veredito já calculado e o motivo à vista. O revisor não começa do zero: ele mantém a decisão da Linkana ou a altera.
Dica: A Confirmação humana também vale para consultas e certidões, que não têm tipo de revisão configurável. É por ela que você decide se uma reprovação vinda de uma consulta é aplicada direto ou avaliada antes.
Como ativar
Gabarito: configure o gabarito do formulário (classificar as opções, definir pesos e nota mínima) e depois altere o Tipo de revisão para Gabarito. Enquanto o gabarito não estiver configurado, a opção aparece indisponível.
Linkana AI: é um produto adicional. As condições de validação de cada tipo de documento são configuradas pela Linkana, então a opção fica indisponível até a ativação. Fale com o seu gestor de conta.
Atenção: Cada documento tem um único tipo de revisão. Não é possível usar Gabarito e Linkana AI no mesmo documento.
Perguntas frequentes
Posso ter uns documentos automáticos e outros manuais?
Sim. O tipo de revisão é configurado documento a documento. No mesmo ambiente você pode ter formulários por gabarito, arquivos pela Linkana AI e documentos com revisão manual.
Posso reverter uma decisão automática?
Sim. Qualquer revisor com permissão pode alterar a decisão manualmente, e a mudança fica registrada no histórico do documento.
O que acontece se a Linkana AI não conseguir ler o documento?
A revisão é reprovada automaticamente e um revisor pode reverter a decisão.
Um documento revisado automaticamente controla vencimento?
Sim. A Linkana AI captura a data de validade do próprio documento, ou aplica um período fixo quando o documento não traz data. Formulários aprovados por gabarito usam a validade configurada no formulário.
Consultas e bases públicas são revisão automática?
O resultado delas vem da fonte consultada, não de uma regra que você configura. O que você controla nesses documentos é a Confirmação humana. Para entender como funcionam, veja Como funcionam os documentos na Linkana?
Como sei se um formulário meu já poderia ser automático?
A plataforma avisa. Ao revisar manualmente um formulário que atende aos requisitos, aparece um alerta sugerindo a revisão automática.