Requisições permitem que usuários da sua empresa solicitem a homologação de fornecedores diretamente pela Linkana. O requisitante acompanha o progresso sem precisar acessar o módulo de Homologações.
O que são requisições
O módulo de Requisições centraliza as solicitações de homologação de fornecedores. Em vez de pedir ao time de suprimentos por e-mail ou mensagem, o próprio requisitante inicia o processo pela Linkana e acompanha cada etapa.
Ao criar uma requisição, a Linkana vincula você à homologação do fornecedor na categoria selecionada. Se o fornecedor ainda não está cadastrado, a Linkana cria o cadastro automaticamente. O fornecedor é convidado, os documentos são solicitados e o fluxo de aprovação segue normalmente — tudo visível para quem solicitou.
Dica: Se o módulo de Requisições não aparece no menu lateral da sua conta, ele precisa ser ativado em seu ambiente. Para mais informações, fale com o seu Gestor de Conta na Linkana.
Quem pode criar requisições
Qualquer usuário pode criar e acompanhar requisições. O menu Requisições fica automaticamente disponível no menu lateral para qualquer pessoa no ambiente habilitado.
Cada usuário vê apenas as próprias requisições. Administradores e Operadores que precisam de visão completa acompanham as homologações pelo módulo de Homologações.
Como criar uma requisição
Para iniciar uma nova requisição, clique em Requisições no menu lateral e depois no botão de nova requisição.
Buscar o fornecedor
Digite o CNPJ ou a razão social do fornecedor. A Linkana busca automaticamente na base de dados e mostra os resultados encontrados, incluindo filiais.
Se o fornecedor já estiver cadastrado, você verá as homologações existentes dele. Selecione a filial desejada para continuar.
Se o fornecedor não estiver cadastrado, a Linkana exibe a mensagem "Fornecedor não cadastrado" e oferece a opção de iniciar a requisição diretamente.
Preencher os dados da requisição
O formulário de requisição tem os seguintes campos:
Razão social — preenchida automaticamente quando você busca o fornecedor. Obrigatório.
CNPJ — preenchido automaticamente pela busca. Obrigatório.
Categoria — selecione a categoria de homologação. Apenas categorias ainda não associadas ao fornecedor aparecem na lista. Obrigatório.
E-mail do fornecedor — e-mail para envio do convite. Opcional, mas necessário se a categoria exige envio de documentos pelo fornecedor.
Justificativa da solicitação — motivo da contratação. Opcional.
Dica: Se a sua empresa configurou campos personalizados para requisições, eles aparecem abaixo dos campos padrão. Alguns podem ser obrigatórios.
Depois de preencher, clique em Enviar requisição.
O que acontece depois de enviar
A Linkana cria a homologação automaticamente na categoria selecionada. Se você informou o e-mail do fornecedor, ele recebe um convite para enviar os documentos.
Sua requisição aparece na aba Em andamento com o progresso atualizado em tempo real.
Como acompanhar suas requisições
Acesse Requisições no menu lateral para ver todas as suas solicitações. A tela é dividida em duas abas:
Em andamento — requisições cujo processo de homologação ainda não foi concluído.
Finalizadas — requisições cujo fornecedor já foi aprovado ou reprovado.
Andamento da requisição
Cada requisição em andamento mostra quatro etapas de progresso:
Requisição iniciada — a solicitação foi criada e a homologação está em andamento.
Documentos enviados — o fornecedor enviou os documentos solicitados.
Documentos revisados — o time interno revisou a documentação.
Requisição finalizada — o processo de homologação foi concluído.
Status final
Quando a homologação é concluída, a requisição vai para a aba Finalizadas com um dos seguintes status:
Aprovada — o fornecedor foi aprovado na categoria.
Reprovado — o fornecedor foi reprovado na categoria.
Cada card mostra a data de finalização e a justificativa utilizada na criação, quando preenchida.
Verificações automáticas
A Linkana faz verificações para evitar trabalho duplicado:
Fornecedor já homologado na categoria — se o fornecedor já tem uma decisão (aprovação ou reprovação) na mesma categoria, a requisição é finalizada imediatamente com o status da homologação existente.
Homologação em andamento — se já existe uma homologação ativa para o fornecedor na categoria, a Linkana vincula você ao acompanhamento da requisição existente em vez de criar uma nova.
Dica: Ao buscar o fornecedor, a tela mostra as homologações existentes dele. Use a opção Nova requisição em outra categoria se precisar homologar o mesmo fornecedor em uma categoria diferente.
Perguntas frequentes
Posso acompanhar uma requisição criada por outro usuário?
Cada usuário vê apenas as requisições que ele mesmo criou. Se outra pessoa da sua empresa já iniciou uma requisição para o mesmo fornecedor e categoria, a Linkana vincula você automaticamente ao acompanhamento dessa mesma requisição.
Preciso informar o e-mail do fornecedor?
O campo é opcional, mas recomendado. Sem o e-mail, o fornecedor não recebe o convite para enviar documentos. Se a categoria exige documentos do fornecedor, informe o e-mail para que o processo avance.
O que são os campos personalizados na requisição?
A sua empresa pode configurar campos adicionais que aparecem no formulário de requisição — como centro de custos, tipo de contratação ou outros dados internos. Alguns campos podem ser obrigatórios. Saiba mais em Como funcionam os campos personalizados?