Etapas de aprovação são regras que definem como a decisão de uma homologação será tomada. Em vez de depender de uma aprovação individual caso a caso, você configura condições que acionam etapas automaticamente — com aprovação ou reprovação automática, ou decisão por aprovadores designados.

Isso padroniza o processo, garante rastreabilidade e reduz o risco de decisões fora da política de compras.

Cada etapa de aprovação é composta por duas partes: uma condição (quando é acionada) e uma ação (como a decisão é tomada).

Quando uma homologação entra na fase de decisão, a Linkana avalia todas as etapas de aprovação configuradas e aciona as que correspondem às condições do fornecedor naquela homologação.

A condição define em quais cenários a etapa será acionada. Você pode definir apenas uma condição por etapa.

As condições ficam divididas em dois grupos no formulário: Disparo automático por regra, com as condições avaliadas pela Linkana em cada homologação, e Solicitação manual, com a condição acionada por um usuário.

Selecione quais categorias de homologação devem acionar a etapa. Se a opção Sempre aplicar para todas as Categorias existentes estiver marcada, a etapa vale para qualquer homologação, independente da categoria.

Selecione as classificações de risco (A, B, C, D, E) que acionam a etapa. A classificação é calculada após a revisão dos documentos e não muda dentro do mesmo ciclo de homologação, mesmo que novos documentos sejam adicionados.

Selecione um ou mais documentos específicos. A etapa é acionada quando qualquer um deles estiver reprovado na homologação.

Selecione um ou mais marcadores do fornecedor. A etapa é acionada quando o fornecedor tem qualquer um dos marcadores selecionados.

Ao escolher essa condição, você é levado à tela Selecionar marcadores, onde busca e marca os que devem ativar a etapa. Use a opção de selecionar todos se quiser cobrir a lista inteira.

Diferente de Categoria, aqui não existe a opção de aplicar a todos os marcadores existentes — a etapa dispara apenas pelos marcadores selecionados. Se a etapa ficar sem nenhum marcador, ela não é acionada em nenhuma homologação.

No detalhe da etapa, o card de Condição mostra a regra de disparo e os marcadores configurados. A partir de cinco, aparecem os cinco primeiros e um contador com o restante — para ver a lista completa, use o botão de editar.

Permite que a etapa seja acionada manualmente por um usuário — sem depender de condições automáticas. É a única condição do grupo Solicitação manual. Essa opção é usada em dois cenários: para solicitar que um aprovador reavalie uma reprovação anterior, ou para iniciar uma decisão quando nenhuma etapa automática foi acionada.

Etapas com essa condição exigem a configuração de Níveis de Aprovadores.

A ação define o que acontece quando a etapa é acionada. Existem três opções.

A etapa é aprovada automaticamente, sem passar por análise de nenhum usuário. Útil para cenários de baixo risco onde a política permite aprovação direta, independente de pendências ou documentos reprovados.

A etapa é reprovada automaticamente. Útil para cenários de alto risco onde a política exige reprovação imediata (por exemplo, Score de Risco E ou documento crítico específico reprovado).

A decisão é tomada por usuários específicos, organizados em níveis sequenciais. Cada nível deve ser decidido antes de avançar para o próximo.

No primeiro nível, os aprovadores designados recebem uma notificação e podem aprovar ou reprovar. Se o primeiro nível aprovar, o segundo nível é acionado (se houver), e assim por diante. Se qualquer nível reprovar, a etapa inteira é reprovada.

Na tela de configurações, usuários de perfil Administrador ou acima podem configurar uma lista de motivos de reprovação para cada etapa. Quando um aprovador reprova uma etapa, ele deve selecionar o motivo que melhor descreve a razão da decisão.

Isso dá visibilidade sobre os motivos das reprovações e facilita auditorias.

A decisão final depende do resultado de todas as etapas de aprovação acionadas:

Na tela de configurações é possível visualizar todas as etapas existentes. Use os filtros Em uso e Não utilizadas para identificar quais etapas estão ativas.

Etapas podem ser editadas ou desativadas a qualquer momento. Mudanças não afetam etapas já acionadas em homologações em andamento — apenas novas homologações usarão a configuração atualizada.

Prefere assistir? Veja o vídeo com o passo a passo de como configurar as etapas de aprovação na Linkana:

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Sim. As etapas rodam em paralelo e cada uma é avaliada de forma independente. Isso acontece de duas formas: automaticamente, quando várias etapas têm condições que correspondem ao fornecedor, ou manualmente, adicionando etapas pelo botão Adicionar etapa de aprovação no painel da homologação. A homologação só é aprovada quando todas as etapas acionadas forem aprovadas.

No painel da homologação, use o botão Adicionar etapa de aprovação e escolha a etapa desejada. Ao adicionar, a Linkana pergunta se você quer incluir outra, então dá pra empilhar quantas precisar, cada uma com seus próprios aprovadores, todas correndo em paralelo.

Dois limites: só dá pra adicionar etapas enquanto nenhuma decisão foi tomada na homologação (depois da primeira decisão, o botão fica bloqueado), e cada etapa configurada só pode ser adicionada uma vez por homologação.

Para iniciar aprovações é necessário solicitar uma aprovação manual ou configurar uma etapa para ser acionada automaticamente.

É possível cancelar etapas de aprovação iniciadas manualmente ou reiniciar etapas iniciadas automaticamente.

O marcador deixa de ser avaliado na etapa. Se ele era o único configurado, a etapa para de disparar — e não passa a valer para todos os fornecedores. O card de Condição continua mostrando a regra, agora sem nenhum marcador na lista.

Não. A etapa dispara só pelos marcadores selecionados na configuração. Para incluir um marcador novo, edite a etapa e selecione ele na tela Selecionar marcadores.

Não. Sem nenhum dos marcadores configurados, a condição não é atendida e a etapa não é acionada.