A integração com o Coupa é bidirecional: o Coupa é o sistema de origem do fornecedor, a Linkana realiza a homologação, e os dados enriquecidos retornam ao Coupa ao final do processo. Existe a possibilidade de, em vez de retornar ao Coupa, os dados serem enviados a um ERP, que está descrita ao final deste artigo.

1. Identificação dos fornecedores a integrar (polling no Coupa)

A Linkana executa um processo periódico de polling na API do Coupa para identificar fornecedores elegíveis para envio à Linkana.

O critério padrão utilizado é a combinação de dois campos no registro do Supplier Information (SIM):

Esse campo customizado também é utilizado ao longo do processo para refletir o estado da integração — por exemplo, para indicar que o cadastramento está em andamento, que houve erro ou que a homologação foi concluída. Os valores possíveis e seu significado são definidos durante o levantamento de escopo.

Variações nesses critérios — como o uso de outros campos, status ou lógicas de filtragem — podem ser alinhadas com a equipe Linkana durante o escopo do projeto.

2. Criação do fornecedor na Linkana

Ao identificar um fornecedor elegível, a Linkana realiza sua criação via API, iniciando o processo de homologação. Para isso, os seguintes campos devem estar disponíveis no registro do Coupa e acessíveis via API:

Esses campos devem ser mapeados a partir de campos nativos ou customizados do Coupa durante o levantamento de escopo. O mapeamento exato — por exemplo, de qual campo do Coupa cada valor será extraído — é definido em conjunto com o responsável técnico do cliente.

Após a criação bem-sucedida, o SIM ID do fornecedor no Coupa é armazenado como campo do comprador na Linkana para uso nas etapas seguintes. O status do fornecedor no Coupa é atualizado para refletir que o cadastramento na Linkana foi iniciado.

3. Homologação na Linkana

O fornecedor passa pelo fluxo de homologação configurado na Linkana — preenchimento de formulários, análise documental, aprovações internas, consultas a fontes externas.

4. Envio dos dados ao Coupa após aprovação

Após a aprovação do fornecedor na Linkana, um webhook dispara o envio dos dados cadastrais ao Coupa. A Linkana localiza o registro do fornecedor no Coupa pelo ID armazenado e atualiza os dados cadastrais, de endereço, de contato e demais predefinidos no escopo no Supplier Information. O status do fornecedor no Coupa é atualizado para refletir a homologação.

Os dados enviados pela Linkana incluem, de forma geral:

O mapeamento exato de cada campo para os campos do Coupa é definido na planilha De-para durante a fase de validação de escopo.

O status de bloqueio do fornecedor no Coupa pode ser gerenciado pela Linkana. Quando um fornecedor é bloqueado ou desbloqueado na Linkana, a integração dispara automaticamente a atualização correspondente no Coupa, sem necessidade de intervenção manual. As regras de negócio que definem como o fornecedor deve ser bloqueado ou desbloqueado são alinhadas durante o escopo do projeto.

Em alguns cenários, o processo se inicia no Coupa, mas ao término da homologação os dados não retornam ao Coupa — em vez disso, são enviados a um ERP (ex.: SAP).

Nesse modelo, o conector contratado é Linkana ↔ ERP, e não Linkana ↔ Coupa. O fluxo de criação do fornecedor na Linkana a partir do Coupa pode ser desenvolvido pela Linkana como parte do escopo, mas a integração posterior entre o ERP e o Coupa — para que o fornecedor homologado no ERP seja refletido no Coupa — é de responsabilidade do cliente. Caso essa integração ERP → Coupa também deva ser desenvolvida pela Linkana, trata-se de um conector adicional e requer avaliação de escopo separada.