A Linkana é uma ferramenta de gestão de fornecedores focada na produtividade e na mitigação de riscos durante o processo de contratação.
Por isso, construímos nossa plataforma para identificar e sinalizar todas as inconformidades que o cadastro do fornecedor apresenta com a política interna de sua empresa.
Basicamente, por este caminho você pedirá autorização para seguir com este fornecedor, apesar de suas pendências, garantindo o alinhamento interno sobre o risco dessa contratação e trazendo visibilidade do caráter de exceção do processo.
Ou ainda, a decisão de não seguir com este fornecedor a partir de um análise em instância superior.
Os tipos de fluxo, a divisão da hierarquia dos aprovadores e os nomes disponíveis para cada nível de aprovação são definidos por sua empresa em Configurações > Workflows.
Você pode ler mais no nosso artigo "Como configurar um Workflow de aprovação?"
A seguir pontuaremos como funciona o fluxo manual.
1. Fornecedor recusado
Caso a situação do processo do fornecedor seja "recusado", é possível iniciar um fluxo de aprovação indo na aba "Painel" e depois basta clicar em "Solicitar aprovação".
2. Processo de cadastro em andamento
Caso o fornecedor ainda não tenha sido recusado, podemos solicitar o fluxo de aprovação na aba "Painel". Basta clicar em "Solicitar aprovação", a tela será desta forma:
3. Escolha do setor responsável
Após solicitar o fluxo, no canto direito da tela na aba "Setor", você poderá escolher qual fluxo de exceção será utilizado. Nessa aba, é possível selecionar qual o fluxo será utilizado, de acordo com as configurações feitas em seu ambiente.
De acordo com a configuração, é possível definir quantos níveis de aprovação serão necessário, assim como os aprovadores, em cada nível, além da possibilidade de inserir uma justificativa, detalhando o motivo da solicitação.
É possível ter quantos fluxos de aprovação você quiser, sendo que cada fluxo é constituído de alçadas de aprovação e cada alçada de aprovação precisa ter no mínimo 1 pessoa.
Também há a possibilidade de reiniciar o fluxo e alterar os aprovadores, caso o aprovador tenha que ser alterado por motivo de férias ou não fazer mais parte da empresa. Além disso, também é possível reenviar o email de aprovação ao aprovador atual, clicando no ícone da carta.
Atenção!!!
Para adicionar um aprovador no fluxo de exceção é necessário que este seja um usuário dentro da Linkana.
4. Término do fluxo de exceção
Após a solicitação do fluxo, os aprovadores indicados receberão por e-mail os pedidos de análise, e optarão por ativar ou recusar o fornecedor.
Os aprovadores receberão as solicitações, de acordo com a ordem hierárquica definida no fluxo de exceção do seu ambiente, de modo que o segundo aprovador só receberá a solicitação após a aprovação do primeiro, e assim por diante.
O fluxo poderá ser acompanhado no painel do fornecedor clicando em "Decisão por workflow" enquanto estiver em andamento.
Também temos um fluxo de exceção automático. Sugerimos que leia o artigo: Workflows Automáticos de Aprovação, para entender qual fluxo se encaixa melhor na dinâmica da sua empresa.
Por fim, caso tenha ficado alguma dúvida, entre em contato conosco por meio do nosso suporte.
Basta clicar no balão no canto inferior direito da sua tela, o nosso time estará à disposição para te ajudar.
Até mais!