A Linkana é uma ferramenta de gestão de fornecedores focada na produtividade e na mitigação de riscos durante o processo de contratação.
Por isso, construímos nossa plataforma para identificar e sinalizar todas as inconformidades que o cadastro do fornecedor apresenta com a Política Interna de sua empresa.
Nessa linha, eventualmente surgirão fornecedores que não cumprirão os requisitos mínimos e acabarão reprovados no processo.
Entretanto, sabemos que às vezes há aquele fornecedor que é de único fornecimento na região, ou na categoria, ou então que é single sourcing, ou que presta um serviço muito específico para sua empresa e que, por isso, você precisa seguir com a contratação, certo?
Mas como prosseguir com a contratação de um fornecedor que está reprovado?
Para esses casos, desenvolvemos na Linkana Workflows de Aprovação!
Basicamente, é um forma de você pedir autorização para seguir com o cadastro desse fornecedor, apesar de suas pendências, garantindo o alinhamento interno sobre o risco dessa contratação e trazendo visibilidade do caráter de exceção do processo.
Caso algum fluxo de aprovação esteja parametrizado em seu ambiente, ele ocorrerá da seguinte forma:
1) Para sua solicitação, o fornecedor pode já ter sido Recusado, em sua situação cadastral, vista na aba "painel":
2) Caso o fornecedor ainda não tenha sido recusado, podemos solicitar o fluxo de aprovação na mesma aba, "Painel":
3) Após a solicitação do fluxo, aparecerá uma aba lateral, onde é possível escolher qual será o fluxo utilizado:
Nessa aba, é possível selecionar qual o fluxo será utilizado, de acordo com as parametrizações feitas em seu ambiente.
De acordo com a parametrização, é possível definir quantos níveis de aprovação serão necessário, assim como os aprovadores, em cada nível, além da possibilidade de inserir uma justificativa, detalhando o motivo da solicitação.
Também é possível reenviar o email de aprovação ao aprovador atual ou, caso o aprovador tenha que ser alterado por motivo de férias ou não fazer mais parte da empresa, é possível reiniciar o fluxo, alterando os aprovadores:
4) Após a solicitação do fluxo, os aprovadores indicados receberão em seus e-mails o pedido de análise daquele fornecedor, e optarão por "Ativar" ou "Recusar" o fornecedor.
Os aprovadores receberão as solicitações, de acordo com a ordem hierárquica definida no fluxo de exceção do seu ambiente, de modo que o segundo aprovador só receberá a solicitação após a aprovação do primeiro, e assim por diante.
Todo o processo de aprovação agora também é feito dentro da ferramenta, onde o aprovador irá acessar o painel do fornecedor que precisará aprovar e ficará disponível a justificativa do solicitante, as pendências encontradas naquele fornecedor e a decisão de aprovar ou reprovar o fornecedor.
Obs: Como agora o aprovador precisa entrar na ferramenta para tomar a decisão de aprovação, ele também precisará ser um usuário da Linkana.
Uma vez que o fluxo for iniciado, ele poderá ser acompanhado no painel do fornecedor enquanto estiver em andamento ou clicando em "Decisão por workflow".
É possível ter quantos fluxos de aprovação você quiser, sendo que cada fluxo é constituído de alçadas de aprovação e cada alçada de aprovação precisa ter no mínimo 1 pessoa:
Obs: Os tipos de fluxo, a divisão da hierarquia dos aprovadores e os nomes disponíveis para cada nível de aprovação são definidos por sua empresa em Configurações > Workflows. Você pode ler mais no nosso artigo "Como configurar um Workflow de aprovação?"
Pronto! Agora você já sabe a melhor forma de garantir o processo de contratação de um fornecedor reprovado em sua base!
Caso tenha ficado alguma dúvida, entre em contato conosco através do nosso chat da plataforma :)